Офіс-менеджер

Infomir — це міжнародна група компаній, яка спеціалізується на виробництві промислової та споживчої електроніки. Ми розробляємо та випускаємо високотехнологічні рішення для інтернет-телебачення, розумного освітлення, вимірювального обладнання та промислового 3D-друку. З основним виробничим підрозділом в Україні та офісами і центрами дистрибуції в ОАЕ, Німеччині, Швейцарії, США, Румунії та Естонії, Infomir забезпечує ефективну логістику по всьому світу.

За успіхом та амбіціями компанії стоїть потужна команда професіоналів. Сьогодні в Infomir працює більше 300 співробітників, і компанія продовжує масштабуватись, залучаючи талановитих фахівців та інвестуючи у новітні технології.

Запрошуємо офіс-менеджера до нашої команди.

Обов’язки:

• Ведення діловодства та документообігу підприємства (вхідна/вихідна кореспонденція, прийом/обробка інформації з електроної почтової скриньки, робота з документами (реєстрація, передача виконавцям, підготовка проектів листів, запитів, тощо за дорученням керівника, підписання, проставлення печаток, відправка (поштова, кур'єрська, НП), зберігання, архівування), робота з організаційно-розпорядчими документами (накази, розпорядження, протоколи, тощо).
• Прийом та розподіл вхідних дзвінків.
• Забезпечення життєдіяльності офісу та виробництва :

• підготовка офісу до робочого дня (викладка продуктів, наповнення кофе-машин, тощо), контроль/обслуговування впродовж робочого дня.
• організація сервісного обслуговування/ремонту каво-машин.
• продуктове забезпечення — планування потреб, бюджетування витрат, контроль наявності та резервів, закупівля (кава, чай, сахар, питна вода, печиво, цукерки, ємності для викладки, тощо). Взаємодія з постачальниками (договора, актуальні прайси, заведення нових контрагентів в 1С), своєчасне формування замовлень на закупівлю, надання/постановка рахунків на оплату в 1С, прийом доставок, звітність по закупівлям.
• канцтовари, бумага А4/А3, медична аптечка (сбір потреб, формування зведеного замовлення, видача, підготовка Актів списання).
• закупівля поштових марок, конвертів, підготовка Актів списання.
• забезпечення безперебійної роботи оргтехніки (МФП, шредера) в робочій зоні, наявність бумаги у пристрооях, робота картріджей, тощо.
• прикрашання офісу, закупівля декору до свят (Новий рік, тощо)
• контроль дотримання чистоти в офісі, наявності господарчих засобів в містах користування

• Організація та оформлення службових відряджень (придбання авіа/залізничних/автобусних квитків, медичного страхування, бронювання готелів, документальне оформлення (накази на відрядження, заявки на виплату авансів, документи по витратам, авансові звіти), підготовка пакетів документів для оформлення віз), підготовка даних для бюджетування витрат на відрядження.
• Підготовка авансових звітів по витратах (крім відряджень) за запитом керівників.
• Корпоративний моб. зв’язок (контроль балансу на особових рахунках, тарифні плани, операції с номерами/sim-картками, тощо).
• Супровід процессів: -переклад документів через Бюро перекладів; — замовлення печаток, штампів, факсиміле
• Зустріч та супровод візитів гостей (оформлення запрошень, бронювання готелів), перевіряючих, відвідувачів. Координація та забезпечення функціонування конференц-залів для проведення зустрічей та нарад.
• Внутрішня база знань та документи по процессам підрозділу: підготовка, наповнення та постійна актуалізація (чек-листи, інструкції, алгоритми дій, шаблони форм, документів, довідники контактів)
• Виконання розпоряджень, вказівок, доручень адміністрації, безпосередніх та функціональних керівників.

Вимоги:

• Досвід роботи офіс-менеджером/секретарем від 1 року.
• Знання ПЗ та оргтехніки- впевнений користувач: знання пакету програм Microsoft Office (MS Word, Excel), вміння працювати з оргтехнікою (МФП).
• Навички з ведення діловодства та документообігу, роботи з організаційно-розпорядними документами: накази (за основною діяльністю підприємства, на відрядження), розпорядження, протоколи нарад, тощо.
• Грамотна усна та письмова мова. Знання основних правил та етики ділового спілкування та листування корпоративною електроною поштою (e-mail).
• Навички роботи в сервісах бронювання (booking.com, etc), покупки авіа/залізничних квитків
• Вміння підготовки презентацій

• Англійська мова — розмовний рівень (буде перевагою)

• Навички роботи в 1С (буде перевагою)
• Досвід роботи на аналогічній посаді в IT-компаніях буде перевагою

Ми пропонуємо:

• Роботу в міжнародній компанії, що стабільно зростає.
• Офіційне працевлаштування зі стабільною оплатою та всіма гарантіями резидента Дія.City.
• Компенсацію за навчання.
• Заняття англійською мовою.
• Драйвову команду професіоналів.
• Комфортабельний офіс в Одесі, який оснащений укриттям.

Якщо ви відповідаєте цим критеріям та маєте бажання приєднатися до нашої команди, надсилайте ваше резюме.