Менеджер з адміністративної діяльності відділу кадрів

Менеджер з адміністративної діяльності відділу кадрів (HR Administrative Officer)

ПІДЗВІТНІСТЬ: Регіональний керівник відділу кадрів — СХІД

МІСЦЕ РОЗТАШУВАННЯ: Харків

ВАЖЛИВО: Велике прохання надсилати резюме англійською

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ

Адміністратор відділу кадрів керує адміністративними справами персоналу згідно вимог поточного законодавства. Він/вона контролює узгодженість адміністративних процедур компанії НІ, пов’язаних з виконанням місії, з політикою керування кадрами компанії, її принципами, а також вимогами місцевого законодавства та методів роботи. Він/вона надає рекомендації керівникам щодо політик, процедур та інструментів, які слід використовувати в їх сферах, та забезпечує конфіденційність даних щодо кадрів.

ЗАВДАННЯ / СФЕРА КОМПЕТЕНЦІЙ

Адміністративне керування

1. Готує персональний файл по кожному працівнику команди та забезпечує архівування всіх відповідних документів у папці кандидата. Адміністратор відділу кадрів відповідає за заповнювання та оновлення документації в персональній папці відділу кадрів (1. Особисті дані, 2. Опис вакансій, договір та доповнення, 3. Підписані політики, 4. Заяви про відпустку, 5. Записи про тренінги, 6. Оцінка результатів роботи, 7. Дисциплінарні стягнення, 8. Податки та зарплатна відомість, і 9. Виїзні документи) та забезпечує архівування всіх профілів персоналу згідно правил компанії НІ.
2. Складає графік вступних інструктажів для нових місцевих і міжнародних працівників кожного відділу.
3. Адміністратор відділу кадрів зустрічається з новими працівниками в їх перший робочий день, підписує договори, отримує їх банківські реквізити, тощо.
4. Проводить інструктаж з питань відділу кадрів за допомогою спеціального інструменту.
5. Він/вона доводить політики НІ до відома кожного нового працівника, відповідає на запитання та збирає їх підписи на першій сторінці кожної політики.
6. Готує зарплатні відомості для всіх місцевих працівників.
7. Він/вона несе відповідальність за оновлення даних про відпустки, архівує документи про відпустки.
8. Веде документування оновлення договору та повідомляє регіонального менеджера та керівника відділу кадрів про дату закінчення договору для підготовки оновлення або закінчення договору заздалегідь.
9. Проводить оновлення списку договорів (для місцевих і міжнародних працівників).
10. Допомагає проводити реєстрацію працівників у відповідних державних установах згідно вимог законодавства.

Нарахування заробітної плати

1. Несе відповідальність за впровадження процесу нарахування заробітної плати згідно вимог правових і соціальних зобов’язань компанії НІ, її правил і політик.
2. Разом із відповідальною особою, призначеною керівником відділу кадрів, представляє компанію HI на рівні місцевих адміністративних органів (інспектор служби зайнятості, тощо).

Інші обов’язки

1. Виконує роль контактної особи між керівниками та працівниками, розв’язуючи різні питання, пояснюючи політики, умови та обов’язки та допомагаючи вирішувати проблеми, пов’язані з роботою.
2. Повне прийняття та розуміння інструментів відділу кадрів HI: органіграма, план прийому на роботу, відстежування договорів, шкала зарплат, список контактів, проведення інструктажів, тощо.
3. Допомагає в роботі менеджеру та керівнику відділу кадрів відстежувати дані про догани/оцінку роботи персоналу.
4. Допомагає проводити оцінювання усіх аспектів місцевого ринку праці (навчальні курси, доступні в країні, доступний набір навичок, привабливість роботодавця, тощо
5. Інформує менеджера та керівника відділу кадрів про порушення вимог HI, може призводити до заохочення або дисциплінарних стягнень.
6. Обробляє всі дані, пов’язані з працівниками (особисті дані, оцінку діяльності, дисциплінарні стягнення, тощо) дотримуючись вимог конфіденційності та професійних стандартів.
7. Чітко дотримується вимог плану безпеки місії та вимог інструкцій з техніки безпеки, наданих місцевими контактними особами.
8. Виконує інші завдання за наказом безпосереднього керівника

Зверніть увагу, посадова інструкція повинна бути достатньо гнучкою на випадок появи додаткових завдань або змін згідно вимог безпосереднього керівника.

Дані, з якими працює адміністратор відділу кадрів згідно вимог своєї посадової інструкції, є суворо конфіденційними. Будь-яке порушення конфіденційності вважатиметься серйозним порушенням правил.

БАЖАНІ АНКЕТНІ ДАНІ

Кваліфікація (-ї):

• Диплом бакалавра у сфері управління кадрами;
• Підтверджений досвід роботи в сферах нарахування зарплати, управління персоналом та прийому на роботу.

Досвід роботи:

• Понад 2 роки досвіду роботи в адміністративній сфері.
• Попередній досвід роботи в гуманітарних програмах.

Навички:

• Хороший рівень володіння англійською мовою (усно і письмово);
• Високий рівень володіння: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook tools
• Знання як спрощувати та розставляти пріоритети;
• Професійні навички: нарахування зарплати, персональне адміністрування процесів прийому на роботу.

Особисті якості:

• Чудові навички комунікації та дипломатичності;
• Уміння виконувати інструкції та бути частиною команди;
• Гнучкість;
• Уважність до деталей;
• Хороші організаторські здібності;
• Практичність, динамічність і орієнтованість на результат;
• Толерантність до відмінностей у культурі.
• Здатність працювати під тиском та керувати стресом.;

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий

Тип зайнятості: Повна зайнятість, офіційне працевлаштування згідно КЗпП на основне місце роботи

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• 12 днів щорічної оплачуваної відпустки для гарного самопочуття (пропорційно відпрацьованому часу)
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Релокаційний пакет може бути наданий для керівних посад і ключових посад, якщо це необхідно
• Відповідні заходи підтримки для людини з обмеженими можливостями (за потреби)

ВАЖЛИВО: Прохання надсилати резюме англійською мовою.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність і прагнемо створити інклюзивне середовище, засноване на взаємній повазі до всіх співробітників. Ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками, які зобов’язані поважати, підтримувати та просувати ці політики, а також підписати «Кодекс поведінки» HI.