Офіс-менеджер

Фонд «Голоси дітей» шукає відповідальну, проактивну та організовану людину на позицію Офіс-менеджера / Асистента (ки) засновника. Ця роль передбачає комплексну підтримку офісної діяльності, адміністративну координацію, а також особисту допомогу засновнику у виконанні щоденних завдань та проєктів. Основні обов’язки: Адміністративна підтримка офісу:

• Реєстрація, облік та систематизація вхідної, вихідної та внутрішньої документації.
• Організація процесу відправки, отримання та контролю кореспонденції.
• Зустріч, координація та супровід гостей офісу.
• Планування маршрутів для службового транспортного засобу.
• Планування та закупівля канцелярських товарів і витратних матеріалів.
• Контроль чистоти офісу та справності технічних мереж і обладнання.
• Організація закупівель, облік та обслуговування основних засобів офісу.

Ведення внутрішніх календарів і подій:

• Організація привітань працівників головного офісу з днем народження та річницями роботи.
• Ведення та оновлення відповідного списку.
• Закупівля тортів, подарунків, узгодження бюджету та формату привітання.
• Ініціювання та організація внутрішніх неформальних заходів: офісні свята, тімбілдинги тощо.

Супровід корпоративних заходів:

• Організація простору та умов для проведення супервізій, навчань, воркшопів.
• Забезпечення логістики (вода, перекуси, канцелярія, техніка).
• Координація учасників і гостей.
• Підготовка необхідних матеріалів.
• Оперативне реагування на організаційні потреби під час подій.

Асистування засновнику Фонду:

• Ведення календаря зустрічей, планування поїздок.
• Підготовка матеріалів, презентацій, звітів.
• Координація запитів, що надходять до засновника, підтримка внутрішньої та зовнішньої комунікації.
• Ведення нотаток, нагадування про дедлайни та ключові події.
• Робота з конфіденційною інформацією.

Ми шукаємо людину, яка:

• Має досвід адміністративної роботи (бажано — від 1 року).
• Добре володіє офісними програмами (Google Workspace, Excel, Word тощо).
• Уважна до деталей, організована, комунікабельна та відповідальна.
• Володіє українською мовою; базове знання англійської буде перевагою.
• Вміє працювати в багатозадачному режимі, дотримуватись дедлайнів і зберігати доброзичливість у спілкуванні.

Якщо тобі відгукнулись цінності фонду та завдання, з якими доведеться працювати — надсилай резюме!