Головний спеціаліст з діловодства

Вимоги:

• Здатність до чіткого бачення результату діяльності; уміння фокусувати зусилля для досягнення результату діяльності; уміння запобігати та ефективно долати перешкоди; здатність до логічного мислення, узагальнення, конкретизації, виділення головного від другорядного; вміння аналізувати інформацію та створювати інформаційний продукт; вміння встановлювати причинно-наслідкові зв’язки; вміння аналізувати ситуацію та робити висновки; вміння використовувати комп’ютерні пристрої, базове офісне та спеціалізоване програмне забезпечення для ефективного виконання своїх посадових обов’язків; вміння використовувати сервіси інтернету для ефективного пошуку потрібної інформації; здатність уникати небезпек в цифровому середовищі, захищати особисті та конфіденційні дані; вміння використовувати систему електронного документообігу для електронного листування в рамках своїх посадових обов’язків; здатність використовувати відкриті цифрові ресурси для власного професійного розвитку.
• Знання: Конституції України; Закону України «Про державну службу»; Закону України «Про запобігання корупції», Закону України «Про прокуратуру»; Закону України «Про звернення громадян»; Закону України «Про доступ до публічної інформації»; Тимчасової інструкції з діловодства в органах прокуратури України, затвердженої наказом Генеральної прокуратури України № 27 від 12 лютого 2019 року (зі змінами).

Умови роботи: Строково, на період дії воєнного стану в Україні з граничним строком перебування на посаді не більше 12 місяців з дня припинення чи скасування воєнного стану.

Обов’язки:

• Здійснення комплексних заходів щодо реєстрації вхідної кореспонденції в ІС «Система електронного документообігу органів прокуратури України»» (далі ІС «СЕД»), зокрема, своєчасне надання вхідної кореспонденції відповідно до резолюцій керівництва до безпосередніх виконавців, щотижневе формування картотеки документів з контрольними термінами виконання документів для доповіді керівнику.Формування та надання довідок щодо реєстрації й руху документів. Забезпечення реєстрації вихідної кореспонденції, зокрема формування та заповнення реєстраційно-моніторингової картки в ІС «СЕД», контроль за оформленням відповідних вихідних документів (написання адресата, посилання на попередні документи, наявність додатків, здійснення зв’язку документа тощо), повернення неправильно оформлених документів виконавцям. Опрацювання, реєстрація, облік документів з грифом обмеження доступу «Для службового користування» відповідно до вимог організаційно-розпорядчих документів органів прокуратури. Формування відповідних номенклатурних справ, проведення щорічної звірки наявності документів. Забезпечення формування та систематизації номенклатурних справ та наглядових проваджень відповідно до вимог організаційно-розпорядчих документів органів прокуратури. Ведення книг обліку наказів керівника окружної прокуратури з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та протоколів оперативних нарах. Здійснення комплексних заходів щодо організації роботи в частині архівної справи, зокрема підготовка та передача підготовлених номенклатурних справ, наглядових проваджень, створених із документів у паперовій формі, до архівного фонду обласної прокуратури. Моніторинг документів, надісланих на електронну пошту з відділів окружної прокуратури на підпис керівництву Обухівської окружної прокуратури, їх друкування та передача за належністю.