Асистент директора, офіс-менеджер

Офіс-менеджер

БФ «Пацієнти України» шукає офіс-менеджера до команди, яка змінює систему охорони здоров’я в Україні. Ми прагнемо забезпечити безперебійну роботу офісу, ефективну внутрішню комунікацію, підтримку документообігу та адміністративну координацію команди.

Основні обов’язки:

Адміністративна підтримка офісу

• Забезпечення належного функціонування офісу (контроль за порядком, технікою, інтернетом)
• Організація замовлень води, кави, канцелярських товарів, побутової хімії
• Придбання харчових продуктів та інших необхідних товарів для офісу
• Комунікація з технічним персоналом (прибиральницями, сервісами)
• Контроль технічного стану обладнання (принтер, кавомашина), передача показників лічильників

Документообіг і пошта

• Ведення реєстру вхідної та вихідної документації (в електронному та паперовому форматах)
• Оформлення, вичитка та підготовка офіційних листів, договорів тощо
• Координація процесу підпису документів
• Надсилання та отримання кореспонденції (Нова Пошта, Укрпошта)
• Організація друку, сканування документів, періодичні візити до складу

Підтримка команди

• Планування та організація Zoom-зустрічей, управління календарем подій
• Адміністративна підтримка команди у щоденних питаннях
• Комунікація з логістами, юристами, системними адміністраторами
• Прийом вхідних дзвінків, перенаправлення звернень до відповідальних осіб
• Сортування та моніторинг електронної пошти керівника
• Організація внутрішніх подій, привітань співробітників
• Ведення обліку офісних витрат

Вимоги:

• Досвід адміністративної або офісної роботи від 1 року
• Високий рівень організованості, відповідальності та уваги до деталей
• Вільне володіння українською мовою
• Впевнений користувач Google Workspace, Zoom, месенджерів
• Досвід ведення документообігу, роботи з електронними таблицями
• Комунікабельність, здатність працювати з кількома задачами одночасно
• Знання англійської мови на рівні не нижче B2 буде перевагою

Ми пропонуємо:

• Повну зайнятість та роботу в офісі у місті Київ
• Роботу, що має зміст і впливає на зміни у системі охорони здоров’я
• Підтримку професійної та згуртованої команди
• Комфортні умови праці та робочу атмосферу

Як податися:

Надішліть своє резюме та короткий мотиваційний лист на [відгукнутися] до 30 червня 2025 року включно, із зазначенням посади, на яку подаєтесь.