Executive assistant

Omnicore — міжнародна продуктово-сервісна компанія, лідер в сфері створення, розвитку і повного керування eCommerce бізнесом світових гравців рітейла в індустрії моди. Ми спеціалізуємось на двох основних напрямках послуг:

• eCommerce-as-a-Service: створення і управління e-commerce бізнесами, розробка і впровадження омніканальних сервісів, дизайн, web-розробка, контент, маркетинг, клієнтський сервіс і тп.
• 3rd Party Logistics (3PL): управління складськими операціями для роздрібної і оптової діяльності, логістичні, транспортні та пакувальні рішення.

Нашими ключовими проєктами є маркетплейс md-fashion.ua, ultra-shop.com, adidas.ua, adidas.kz, ua.puma.com, saks85.com, frgroup.kz та інші.Будь ласка, уважно ознайомтесь з текстом вакансії. Ми реалізували максимально детальний опис, щоб ви могли відразу зрозуміти чи є той match по обов’язкам та напрямку:)

Що ми очікуємо від тебе:

• Досвід: від 2-х років підтримки керівників C-level у динамічному бізнес-середовищі, робота з конфіденційною інформацією.
• Організаційні навички: тайм-менеджмент, пріоритезація, ефективна робота в умовах багатозадачності.
• Комунікація: впевнене письмове й усне спілкування з внутрішніми та зовнішніми командами.
• Технічна грамотність: впевнене користування MS Office, календарями, проєктними та колаборативними інструментами.
• Увага до деталей: точність, проактивність, вміння передбачати потреби.
• Адаптивність: гнучкість, стійкість до стресу, швидке реагування на зміни.
• Схильність до досконалості: високі стандарти, бажання перевершувати очікування, відкритість до розвитку.
• Мови: англійська мова — Upper Intermediate+ (! обовʼязково), українська — вільно, російська — вільно (ми працюємо на ринку Республіки Казахстан)

Ти будеш відповідати за:

Управління розкладом:

• Управління календарем керівника.
• Планування зустрічей як із внутрішніми командами, там і зовнішніми
• Підготовка та надсилання листів партнерам від імені керівника, контроль відповідей і запитів.

Аналітика, звітність, стратегічна підтримка:

• Ринкові дослідження: пошук чи підготовка дайджестів по Новим Країнам для експансії, конкурентний аналіз, виявлення нових ніш, підготовка звітів по запиту керівника щодо будь-яких досліджень.
• Створення Дашбордів у Excel, Looker Studio; презентацій у PowerPoint / Google Slides.

Координація завдань:

• Координація, пріоритезація та контроль виконання завдань і проєктів, які поставлені внутрішній команді чи командам партнерів
• Підготовка змістовних протоколів зустрічей, контроль виконання домовленостей на зустрічах.

Travel business support:

• Travel-support: бронювання квитків, готелів, трансферів, оформлення віз і страхування.
• Організація участі у конференціях, виставках, бізнес-клубах: реєстрація, збір інформації, підготовка стендів/презентацій.

Технічна підтримка та оптимізація процесів:

• Адміністрування CRM, доступів у Trello.
• Участь з керівником у розробці та оновленні шаблонів, документів, чек-листів, інструкцій для команд.

Що ми пропонуємо:

• розвиток в динамічній eCommerce компанії та роботу з кращими eCom проєктами міжнародних fashion-брендів.
• оплачувану відпустку (20 робочих днів), 5 оплачуваних day off та лікарняні.
• особистий бюджет на навчання, компенсацію профільних семінарів, курсів, івентів.
• знижки на товари наших партнерів, які сумуються з наявними знижками на сайтах;
• курси англ. мови на платформі Preply;
• ремоут з гнучким початком робочого дня 9:00/10:00 та до 18:00/19:00. Разом з тим, на даній посаді ми очікуємо гнучкість та розуміння бути на зв? язку в позаробочий час для реагування на можливий терміновий запит.