Офіс-менеджер

Вимоги:

• Особисті якості: Ввічливість, уважність, організованість, відповідальність.
• Освіта вища або неповна вища.
• Досвід роботи бажано на аналогічній посаді від 1 року.
• Відмінні організаційні та комунікаційні навички.
• Вільне володіння українською мовою (усно та письмово).
• Впевнений користувач ПК: Word, Excel, PowerPoint. Досвід роботи з офісною технікою (принтери, сканери, АТС), бажано навички роботи в 1С.

Умови роботи: робота в офісі з 9:00 до 18:00; пн -пт

Обов’язки:

1.Адміністративна підтримка офісу:

• організація щоденної роботи офісу.
• Контроль за порядком та технічним станом робочих місць.
• Замовлення та облік канцелярських товарів, води, господарських засобів.

2.Документообіг:

• Прийом, реєстрація, розподіл та архівування вхідної/вихідної кореспонденції.
• Підготовка супровідної документації (листи, накази, внутрішні розпорядження).
• Контроль за своєчасною подачею та отриманням документів.

3.Комунікація:

• Прийом дзвінків, електронної пошти, повідомлень.
• Вітання відвідувачів, координація їх зустрічей х відповідними працівниками.
• Підтримка внутрішньої комунікації між працівниками.

4.Організація заходів:

• Планування та організація нарад, зборів, зустрічей, корпоративних подій.
• Бронювання приміщень, оформлення переговорних кімнат, забезпечення необхідним обладнанням.

5. Підтримка керівництва:

• Виконання доручень керівника (організація поїздок, підготовка презентацій, звітів).
• Контроль та перевірка коротких рекламних текстів на орфографічні помилки, нелогічні речення.

6.Координація роботи допоміжного персоналу:

• Взаємодія з прибиральниками, охороною, кур'єрами.
• Контроль за виконанням договорів з обслуговуючими компаніями.

7. Фінансово-господарські завдання:

• Ведення обліку витрат на потреби офісу.
• Підготовка звітів щодо закупівель, оплати послуг.