Асистент відділу ІКПД, ICLA Technical Assistant (Ukraine)

Hорвезька рада у справах біженців (NRC) є незалежною, гуманітарною неурядовою організацією, заснованою у 1946 році. Ми надаємо допомогу, захищаємо права та сприяємо розв’язанню проблем біженців, внутрішньо переміщених осіб та інших осіб, які постраждали внаслідок збройного конфлікту. NRC розпочала свою діяльність в Україні наприкінці 2014 року, підтримуючи людей, які постраждали від конфлікту на сході країни. Зараз ми нарощуємо наші зусилля в Україні та в сусідніх країнах, щоб надати допомогу людям, які змушені покинути свої домівки через війну.

Ми шукаємо Асистента відділу ІКПД в Північний регіональний офіс NRC в місто Шостка.

Ваші обов’язки включатимуть:

• Дотримуватися політик, інструментів, посібників та керівних принципів NRC.
• Надавати різноманітну підтримку у впровадженні портфеля ICLA відповідно до плану дій.
• Самостійно впроваджувати процедури та заходи в межах власних функцій або основних компетенцій, які були делеговані.
• Відповідати за організацію та виконання завдань відповідно до пріоритетів та стандартів.
• Розвивати та підтримувати знання в спеціалізованій галузі роботи, в якій надається технічна допомога та підтримка, щоб бути найбільш ефективним у підтримці команди.
• Виявляти ініціативу у вирішенні повсякденних проблем відповідно до узгоджених процедур, пріоритетів та стандартів для даної галузі роботи.
• Готувати та розробляти звіти про стан справ відповідно до вимог керівництва.
• Просувати та ділитися ідеями щодо вдосконалення у своїй галузі експертизи.
• Надавати підтримку команді ICLA в електронному зберіганні та архівуванні проектної документації: щоденне сканування документів, архівування електронних копій, зберігання їх у відповідній папці, названій відповідно до правил іменування архівування, а також архівування паперових копій у безпечному місці.
• Аналізувати дані ICLA, застосовуючи критерії відбору бенефіціарів відповідно до відповідних керівних принципів та стандартних операційних процедур, а також надавати практичні рекомендації, де це необхідно.
• Проводити базовий аналіз даних відповідно до відповідних керівних принципів, стандартних операційних процедур та найкращих практик, надаючи рекомендації за необхідності.
• Надавати підтримку лінійному керівнику у підготовці щотижневого звіту про діяльність.
• Надавати підтримку командам ICLA під час виконання завдань з моніторингу та оцінки: допомагати у підготовці інструментів та логістичних заходів, здійснювати дзвінки бенефіціарам.
• Забезпечувати обслуговування, регулярне оновлення та контроль якості баз даних ICLA.•
• допомагати в своєчасному поданні якісних даних до інформаційної панелі NRC Global Output and Outcome (GORs) Reporting Dashboard.
• Надавати підтримку в пілотуванні та проведенні опитувань та інших оцінок, співпрацюючи з польовими командами щодо введення даних для забезпечення узгодженості процесів збору даних.
• Співпрацювати з відповідальним за управління інформацією з моніторингу та оцінки у підготовці звітів, аналізів та інших інформаційних продуктів.
• Виконувати будь-які інші завдання, пов’язані з посадою, за запитом безпосереднього керівника.
• Підготувати логістичні потреби для заходів, включаючи друк документів, необхідних для запланованих щоденних заходів, після підготовки автомобілів перед виїздом (безпека)
• Підтримка в підготовці тренінгів: підтримка в контактуванні з учасниками, підготовка списків учасників, підвищення PR за запитом лінійного менеджера, супровід логістики щодо практичних питань (таких як оренда приміщень, придбання канцелярських товарів та інших матеріалів, забезпечення обідом та допомога іншим членам команди (друк матеріалів, підготовка приміщення…)
• Підтримка підготовки інформаційних сесій: управління запасами конвертів та закусок, надання конвертів та закусок командам перед їх відправленням на місце, підвищення PR за запитом лінійного менеджера для поповнення запасів.
• Будь-які інші завдання, пов’язані з посадою, за запитом лінійного менеджера.
• Відповідальний за зв’язок з клієнтами та організацію зустрічей у координації з колегами з ICLA.
• Відповідальний за прийом замовлень на проведення зустрічей у LAC та забезпечення їхнього належного проведення. Організація кейтерингу та інших пов’язаних послуг.
• Загальна відповідальність за закупівлю, розподіл та облік канцелярських товарів.
• Виконання будь-яких інших завдань, пов’язаних з посадою, за запитом безпосереднього керівника.

Вимоги:

• Досвід роботи в адміністрації.
• Документально підтверджені результати, пов’язані з обов’язками посади.
• Знання про власні навички/профіль.
• Знання англійської мови є перевагою.
• Гарне знання контексту в Україні.
• Гарне знання української мови.
• Досвід роботи адміністратором або секретарем. Досвід роботи в некомерційній юридичній організації, юридичній фірмі або іншій організації, що надає юридичні консультації та допомогу, буде вважатися перевагою.
• Здатність працювати самостійно в багатозадачному та багатокультурному середовищі, орієнтованому на результат.
• Навички ведення переговорів та вирішення конфліктів.
• Висока доброчесність та конфіденційність. Управління стресом та часом.
• Знання програмного забезпечення (MS Word, Excel, PowerPoint)

Ми пропонуємо:

• Трудовий договір до 31.12.2025 року з можливістю продовження.
• Офіційна заробітна плата та медичне страхування.
• Можливості для розвитку та навчання (курси англійської мови).
• Графік роботи: 9.00−17.00, субота, неділя — вихідні дні.

Кінцевий термін подачі заяв — 17.06.2025

Подати заявку на цю вакансію за посиланням:

https://ekum.fa.em2.oraclecloud.com/hcmUI/CandidateExperience/en/sites/CX_2019/job/18000/?utm_medium=jobshare&utm_source=External+Job+Share

Ця позиція відкрита для кандидатів, які мають законне право працювати в Україні. Будь ласка, зверніть увагу, що ми не можемо надати дозвіл на роботу або візову підтримку для цієї посади.

NRC заохочує людей з інвалідністю, які хотіли б працювати в офісі, подавати заявки.