Офіс-менеджер

Covent IT — це динамічна та інноваційна IT-компанія, яка прагне створити максимально комфортні умови для роботи своєї команди. Ми шукаємо відповідального та багатофункціонального Офіс-Менеджера, який стане серцем нашого офісу у Дніпрі та забезпечить безперебійну роботу всіх процесів. Якщо ви маєте хист до організації, вмієте працювати в режимі багатозадачності та готові брати на себе різноманітні виклики — ласкаво просимо до нашої команди!

До переліку завдань входить:

Управління офісним простором:

• Підтримка порядку та чистоти в офісі у співпраці з клінінговою службою.
• Координація закупівель (канцелярія, вода, чай, кава, печиво, господарчі товари, офісні меблі, посуд тощо).
• Контроль за справністю офісного обладнання та меблів, взаємодія з постачальниками послуг з ремонту та обслуговування.
• Проведення періодичної інвентаризації офісного майна, оновлення внутрішніх списків та контроль стану активів.

Взаємодія із HR-відділом:

• Організація відряджень (планування маршрутів, бронювання квитків та готелів).
• Пошук та комунікація з виробниками подарунків, сувенірної продукції, welcome pack'ів; контроль термінів та якості замовлень, забезпечення логістики.
• Робота з HRM-системою: додавання нових співробітників, облік відгулів, відпусток, лікарняних, формування Excel- звітів.
• Збір та оновлення інформації щодо співробітників.
• Організація привітань та подарунків для співробітників (дні народження, свята), включаючи логістику для віддалених працівників.
• Підготовка та доставка подарунків/смаколиків для команд.
• Домога у плануванні та реалізаціі корпоративних заходів та локальних активностей.

Взаємодія з фінансовим відділом:

• Допомога фінансовому відділу у щоденних завданнях: ведення звітності та контроль офісних витрат, робота з документацією (відправка/отримання).
• Комунікація з державними органами та комунальними службами (наприклад, ДТЕК) щодо рахунків, документів, показників.
• Участь у підготовці даних для оформлення страхових полісів співробітників.
• Планування бюджетів, пов’язаних з офісними витратами та корпоративними заходами.

Ми очікуємо:

• Високий рівень відповідальності та самоорганізації.
• Відмінні комунікативні навички.
• Вміння працювати в режимі багатозадачності та розставляти пріоритети.
• Проактивність та ініціативність у вирішенні питань.
• Впевнене володіння ПК, досвід роботи з офісними програмами (MS Office, Google Workspace).
• Досвід роботи з HRM-системами буде перевагою.
• Досвід роботи на аналогічній позиції буде перевагою.

Ми пропонуємо:

• Можливість бути ключовою фігурою в житті офісу та команди.
• Комфортний та сучасний офіс у центрі Дніпра (вул. Січових Стрільців, 18).
• Дружню атмосферу та команду, готову до взаємодопомоги.
• Можливості для професійного розвитку та навчання.
• Доступ до бенефітів компанії.