Base and facilities officer

Job description

Mehad is a healthcare-focused organization, founded in response to the Syrian crisis by members of the Syrian diaspora in Paris, France, in 2011. Our work is based on supporting medical and health-related activities inside Syria, including humanitarian aid and early recovery initiatives, as well as long-term efforts aimed at strengthening the health sector and civil society across different geographic regions of the country. Overall, Mehad strives to engage and provide support locally, involving all stakeholders and applying an inclusive approach.

At Mehad, we believe in the meaningful engagement and leadership of those affected by conflicts and crises. Combined with the diverse skills and experience of committed members of French and European society, local leadership and expertise are key to understanding and effectively addressing the needs, priorities, and aspirations of the populations we aim to serve, both within and beyond the health sector.

Starting from December 1, 2023, Mehad is implementing a rehabilitation project in Kyiv and Vinnytsia for individuals injured in the war. This project aims to provide patients with access to appropriate physiotherapy services, as well as mental health support, to restore their mobility and improve long-term outcomes.

For this project, Mehad is seeking a qualified Base and Facilities Officer to join the team in Vinnytsia.

Main Role:

Carrying out or supervising all maintenance logistics activities in the base (vehicles, fuel consumption, and local infrastructure) according to MEHAD standards and protocols in order to have the material, infrastructure and vehicles in optimal running conditions.

Role and responsibilities:

• Planning vehicles movements, tracking individual trips, and ensuring implementation of security measures
• Tracking consumption of supplies, fuel, lubricants, used in different facilities (office, store, hospitals etc.).
• Checking and ensuring the maintenance of MEHAD premises and facilities and security conditions. In this sense, making inspection visits to assess the rehabilitation needs of facilities.
• Performing maintenance of logistics equipment for cold chain, energy, IT, in particular:
  • Inventories and the reallocation of equipment.
  • Checking the quality of the work carried out on generators and electrical installations.
• Preparing orders for his/her sector activity, do the follow-up, and checking their proper reception and state.
• Carrying out local purchases and ensuring that the line manager is aware of any problems linked to the quality or availability of the items to be purchased.
• Participating in trainings at the request of the Field Project Coordinator
• Monitor supplier payments in coordination with finance teams

Context Specific Accountabilities:

• Follow the distribution and stock of CBRN materials at the project.

• Follow-up with Field Project Coordinator with facility owners to resolve any issue related to Mehad contracts, maintenance, activities, security equipment, stock, etc.

Requirements

1. Education

Essential Secondary Education and formal technical training

2. Professional/ Practical Experience

Desirable experience with other NGOs.

3. Skills and attitudes

• High capacity for teamwork (physically or remotely) and sensibility in dealing with individuals and teams across different countries and cultural dimensions;

• Hands-on mentality and willingness to actively engage, learn and exchange;

• Strong organizational, critical analysis and problem-solving skills;

• Ability to anticipate, autonomy and responsiveness.

• Results and quality oriented;

• Strong reporting skills.

• Ability to travel all across Ukraine. (This could include areas close to the eastern frontlines).

4. Language

Ukraine language is essential, English is desirable

Фахівець з управління базою та адміністративно-господарського забезпечення

Опис посадових обов’язків

Мехад — це організація, що займається питаннями охорони здоров’я, заснована у відповідь на сирійську кризу членами сирійської діаспори в Парижі, Франція, у 2011 році. В основі нашої роботи лежить підтримка медичної та пов’язаної з охороною здоров’я діяльності всередині Сирії, включаючи заходи з надання допомоги та раннього відновлення, а також довгострокові заходи, спрямовані на зміцнення сектору охорони здоров’я та громадянського суспільства в різних географічних регіонах країни в цілому. Загалом, Мехад прагне взаємодіяти та надавати підтримку на локальній основі, із залученням усіх зацікавлених сторін та інклюзивним підходом.

У Мехаді ми віримо в дієву залученість і лідерство тих, хто постраждав від конфліктів і кризових ситуацій. У поєднанні з різноманітними можливостями та досвідом відданих членів французького та європейського суспільства, місцеве лідерство та експертиза є ключем до розуміння та ефективного задоволення потреб, пріоритетів та прагнень населення, якому ми прагнемо служити, у сфері охорони здоров’я та за її межами.

Починаючи з 1 грудня 2023 року, Мехад реалізує проект з реабілітаційної медицини у Києві та Вінниці для поранених на війні. Цей проект має на меті надати пацієнтам доступ до належних послуг з фізичної реабілітації, а також підтримки психічного здоров’я, задля відновлення їхньої мобільності та покращення довгострокового результату.

Для цього проекту Мехад шукає кваліфікованого та відданого своїй справі Фахівця з управління базою та адміністративно-господарського забезпечення, який доповнить команду у Вінниці.

Роль та обов’язки:

• Планування переміщення транспортних засобів, відстеження окремих поїздок та забезпечення впровадження заходів безпеки.

• Відстеження споживання матеріальних ресурсів, палива, мастильних матеріалів, що використовуються в різних об'єктах (офіс, склад, лікарні тощо).

• Перевірка та забезпечення належного стану приміщень і об'єктів MEHAD та умов безпеки. У цьому сенсі здійснення інспекційних візитів для оцінки потреб у ремонті та відновленні об'єктів.

• Виконання технічного обслуговування логістичного обладнання для холодового ланцюга, енергетики, ІТ, зокрема:

  • Інвентаризація та перерозподіл обладнання.

  • Перевірка якості виконаних робіт на генераторах та електричних установках.

• Підготовка замовлень для свого сектору діяльності, їхнє відстеження та перевірка належного отримання і стану.

• Проведення локальних закупівель та інформування безпосереднього керівника про будь-які проблеми, пов’язані з якістю або доступністю придбаних товарів.

• Участь у тренінгах за запитом Координатора проекту.

• Моніторинг оплат постачальникам у координації з фінансовими командами.

Контекстно-специфічні обов’язки:

Відстеження розподілу та запасів матеріалів захисту від ХБРЯ (хімічних, біологічних, радіологічних і ядерних загроз) у межах проекту.

Взаємодія з Координатором проекту та власниками об'єктів для вирішення будь-яких питань, пов’язаних із контрактами MEHAD, технічним обслуговуванням, діяльністю, обладнанням безпеки, запасами тощо.

Вимоги

1 Освіта

Необхідна: середня освіта та формальна технічна підготовка

2 Професійний/практичний досвід Бажано: досвід роботи в інших НУО

3 Навички

• Висока здатність до командної роботи (безпосередньо або дистанційно) та чутливість у взаємодії з людьми і командами з різних країн і культурних середовищ;

• Практичний підхід і готовність активно залучатися, вчитися та обмінюватися досвідом;

• Сильні організаційні навички, здатність до критичного аналізу та вирішення проблем;

• Здатність передбачати, автономність та оперативність;

• Орієнтація на результати та якість;

• Високі навички підготовки звітів;

• Здатність подорожувати по всій території України (може включати райони, близькі до східного фронту).

4 Мова Володіння українською мовою є обов’язковим, англійська — бажаною.