Фахівець, фахівчиня з управління автопарком та адміністративно-господарської діяльності

Mission Kharkiv є однією з найбільших медичних благодійних організацій в Україні за обсягом наданої допомоги. Один iз ключових напрямів нашої роботи системна підтримка дорослих пацієнтів з онкологічними захворюваннями.

Наша організація з 2022 року реалізує масштабні програми з постачання лікарських засобів, транспортування та евакуації пацієнтів, надання першої допомоги, забезпечення гігієнічних наборів, а також надає психосоціальну підтримку бенефіціарам і посилює спроможність медичного персоналу.

Короткий опис ролі:

Fleet & Facility Officer відповідає за координацію та підтримку операційної діяльності, пов’язаної з управлінням автопарком, адміністративною інфраструктурою та логістичною підтримкою проєктної діяльності Місії Харків. Посада передбачає забезпечення безпечного та ефективного використання транспортних засобів, підтримку належного функціонування офісних та польових приміщень, координацію технічного обслуговування, а також контроль дотримання внутрішніх процедур організації.

Основні обовʼязки:

Управління автопарком

• Забезпечувати координацію використання автопарку Місії Харків відповідно до потреб програмних команд та внутрішніх процедур організації
• Організовувати отримання та обробку запитів на транспорт, формувати графіки переміщень команд та координувати використання транспортних засобів.
• Контролювати технічний стан автомобілів, організовувати проведення технічного обслуговування, ремонтів та сезонної підготовки транспорту.
• Контролювати ведення logbooks, облік пробігу, витрат пального, сервісного обслуговування та іншої документації, пов’язаної з автопарком.
• Забезпечувати своєчасне оновлення страхування, реєстраційних документів та інших обов’язкових документів на транспортні засоби.
• Проводити моніторинг безпечного використання транспортних засобів та дотримання водіями внутрішніх правил організації.
• Підтримувати координацію переміщення польових команд відповідно до безпекових рекомендацій та логістичних потреб проєктів.

Facility management

• Забезпечувати належне функціонування офісних та польових приміщень організації.
• Координувати проведення дрібних ремонтних робіт, технічного обслуговування приміщень та взаємодію з підрядниками й орендодавцями.
• Контролювати наявність та справність офісного обладнання, меблів, генераторів, засобів зв’язку та інших адміністративних ресурсів.
• Організовувати закупівлю та облік господарських і офісних матеріалів відповідно до внутрішніх процедур.
• Забезпечувати контроль умов безпечного використання приміщень, включно з базовими вимогами пожежної безпеки та організаційної безпеки.
• Координувати питання, пов’язані з електропостачанням, інтернетом, водопостачанням та іншими адміністративними сервісами.

Адміністративна та операційна підтримка

• Підтримувати ведення операційної документації, пов’язаної з fleet та facility management.
• Забезпечувати належне архівування документів та оновлення внутрішніх реєстрів.
• Надавати логістичну та адміністративну підтримку програмним командам під час реалізації польових активностей.
• Виконувати інші операційні завдання за дорученням проєктного менеджера в межах проєктної діяльності.

Вимоги:

• Вища або середня спеціальна освіта у сфері логістики, транспорту, адміністрування або суміжних напрямів.
• Не менше 1 року досвіду роботи у сфері fleet management, logistics, facility management або операційної підтримки.
• Досвід координації транспортних засобів та організації логістичних процесів.
• Практичний досвід взаємодії з підрядниками та контролю технічного обслуговування.
• Впевнене володіння MS Office (Excel, Word, Google Sheets).
• Водійське посвідчення категорії B.
• Здатність працювати в умовах багатозадачності та дотримуватись дедлайнів.
• Вільне володіння українською мовою.

Буде перевагою:

• Досвід роботи в гуманітарних або міжнародних організаціях.
• Досвід роботи в польових або прифронтових умовах.
• Базове розуміння безпекових процедур для польових команд.
• Навички роботи з системами fleet tracking або електронного обліку.
• Базове знання англійської мови.

Ми пропонуємо:

• Роботу в гнучкій організації, яка швидко приймає рішення.
• Офіційне працевлаштування.
• Конкурентну заробітну плату.
• Професійний розвиток через навчання та тренінги.
• Безпечні умови праці та психологічну підтримку для співробітників організації.