Менеджер, менеджерка із закупівель та логістики

Mission Kharkiv є однією з найбільших медичних благодійних організацій в Україні за обсягом наданої допомоги. Один iз ключових напрямів нашої роботи системна підтримка дорослих пацієнтів з онкологічними захворюваннями.

Наша організація з 2022 року реалізує масштабні програми з постачання лікарських засобів, транспортування та евакуації пацієнтів, надання першої допомоги, забезпечення гігієнічних наборів, а також надає психосоціальну підтримку бенефіціарам і посилює спроможність медичного персоналу.

Короткий опис ролі: Менеджер/ка із закупівель та логістики відповідає за управління всіма адміністративними, договірними та операційними процесами, пов’язаними із закупівлею товарів, робіт і послуг, а також за логістику, управління автопарком і матеріальними ресурсами проєктів Місії Харків.

Посада передбачає забезпечення ефективності, прозорості та відповідності всіх процесів внутрішнім політикам організації, українському законодавству та вимогам донорів.

Основні обовʼязки:

• Забезпечувати щоденну логістичну підтримку проєктних активностей, включаючи координацію доставки товарів, матеріалів та обладнання для польових команд, тренінгів, мобільних активностей та офісних потреб.

• Координувати поставки, отримання, передачу та переміщення товарів у взаємодії з Procurement, Programme та Fleet functions. Відстежувати строки доставки, підтримувати комунікацію з постачальниками щодо логістичних та операційних питань, а також інформувати відповідні команди про статус поставок.
• Надавати логістичну підтримку procurement processes, включаючи збір операційної інформації, уточнення logistics requirements, підтримку документації та координацію доставки. За потреби брати участь у комунікації з постачальниками або підтримці RFQ process під координацією Procurement function.
• Підтримувати належне ведення логістичної документації, включаючи delivery notes, акти приймання-передачі, tracking sheets, реєстри переміщення товарів та інші підтвердні документи відповідно до внутрішніх процедур організації.
• Координувати приймання товарів та матеріалів, перевіряти відповідність кількості та базову відповідність поставки супровідним документам, а також забезпечувати передачу підтвердної документації відповідним функціям.
• Надавати логістичну підтримку польовим командам та операційним активностям організації, включаючи координацію логістичних потреб під час тренінгів, розподілів, мобільних виїздів та інших гуманітарних активностей.
• Працювати у тісній координації з Fleet function щодо транспортування та переміщень, з Procurement щодо закупівель та доставки, а також з Finance щодо логістичної документації та підтвердних документів.
• Оновлювати логістичні трекери, реєстри поставок та інші внутрішні інструменти моніторингу. Готувати регулярні оновлення щодо статусу поставок, логістичних потреб, затримок та операційних ризиків.
• Дотримуватися внутрішніх політик організації, donor compliance requirements, принципів transparency, accountability та segregation of duties у межах логістичних процесів.
• Внутрішній контроль і compliance. Дотримуватися принципів прозорості, розподілу обов’язків (segregation of duties), запобігання конфлікту інтересів, антикорупційних вимог, правил донорів та внутрішніх політик організації. Забезпечувати, щоб закупівельні та логістичні процеси не концентрувалися в однієї особи та мали належну перевірку з боку відповідних функцій.

Вимоги:

• Вища освіта у сфері логістики, економіки, менеджменту, інженерії, юриспруденції або суміжних напрямів.
• Практичне знання процедур публічних та/або внутрішніх закупівель, включно з підготовкою документації та супроводом процесу.
• Підтверджений досвід роботи з постачальниками: пошук, оцінка, перевірка, проведення перемовин, укладання договорів та ведення реєстрів постачальників.
• Вільне володіння українською мовою.
• Здатність працювати з документацією, дотримуватись процедур і дедлайнів.
• Досвід роботи у сфері логістики, operations support, supply chain або procurement support від 1 року, бажано в гуманітарних або міжнародних організаціях.
• Впевнене володіння Excel / Google Sheets та іншими базовими офісними інструментами.
• Високий рівень організованості, уважність до деталей та здатність працювати з великим обсягом документації.
• Хороші комунікаційні навички та здатність координувати роботу між різними функціями та командами.
• Розуміння принципів transparency, accountability, segregation of duties та donor compliance.

Буде перевагою:

• Досвід роботи з міжнародними донорами.
• Досвід роботи в гуманітарних або проєктних організаціях.
• Навички роботи з електронними системами обліку закупівель та логістики (Excel, Google Sheets, ERP або аналогічні системи)

Ми пропонуємо:

• Роботу в гнучкій організації, яка швидко приймає рішення.
• Офіційне працевлаштування.
• Конкурентну заробітну плату.
• Професійний розвиток через навчання та тренінги.
• Безпечні умови праці та психологічну підтримку для співробітників організації.