Асистент, асистентка з фінансів

ACTED — французька неурядова організація, заснована в 1993 році, яка підтримує вразливі верстви населення, які постраждали від гуманітарних криз у всьому світі. ACTED надає постійну підтримку вразливим громадам шляхом забезпечення стійкості післякризових заходів та готовності до довгострокових викликів, що стоять перед населенням, з метою подолання циклу бідності, сприяння розвитку та зменшення вразливості до катастроф. Наші співробітники завжди готові реагуванню в надзвичайні ситуації, підтримці та відновленню сталого розвитку через 450 проектів у 43 країнах.

ЦІЛІ:

• Оновлення фінансових таблиць з щоденними транзакціями
• Підготовка щомісячних балансів
• Відстеження та узгодження банківських виписок
• Підтримка в актуальному стані та належна організація всіх супровідних документів
• Дотримання та виконання фінансових процедур організації
• Обробка переказів та обміну грошей
• Управління дрібними готівковими коштами
• Управління банківськими платежами
• Відстеження грошових потоків (PRATIC)
• Надання допомоги внутрішньому аудитору шляхом збору, узагальнення та аналізу фінансової, логістичної та адміністративної інформації
• Перегляд та оновлення пакетів документів за попередні періоди
• Надання допомоги фінансовому/-вій фахівцю/-чині в перегляді звітів партнерів

ОБОВ’ЯЗКИ ТА ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

1. Управління фінансовими операціями

• Оновлення фінансових таблиць з щоденними операціями
• Реєстрація кредиторської та дебіторської заборгованості в Excel та SAGA;
• Підготовка балансових звітів
• Відстеження та узгодження банківських виписок
• Обробка рахунків-фактур та необхідне супроводження з відділом логістики, постачальниками та партнерами
• Надання адміністративної підтримки під час підготовки бюджету
• Архівування рахунків-фактур місії
• Щомісячне подвійне архівування бухгалтерських документів
• Перевірка документів партнерів на відповідність процедурам організації
• Підготовка шаблонів фінансових звітів для партнерів
• Перевірка запитів на фінансування від партнерів

2. Управління дрібними готівковими виплатами

• Управління авансовими готівковими коштами та оновлення касової книги
• Перевірка затвердження покупок та виділення необхідних коштів
• Введення запитів на аванс в авансову книгу
• Отримання та перевірка відповідності рахунків-фактур, поданих для оплати (відповідність замовленню на поставку, необхідна інформація)
• Введення рахунків-фактур на покупку в касову книгу
• Виплата готівкових авансів (в основному для відряджень співробітників)
• Закривати касовий рахунок щомісяця: фізичний підрахунок, друк бухгалтерських документів, перевірка підтверджуючих документів
• Перекладати підтверджуючі бухгалтерські/платіжні документи за необхідності
• Пропонувати можливі поліпшення процедури авансових платежів.

3. Щомісячний пакет від бази:

• Організація та перевірка своєчасного отримання щомісячної бухгалтерської звітності баз
• Перевірка інформації в бухгалтерських документах, включаючи узгодженість між ваучерами та касовими книгами, фізичним підрахунком та залишками
• Перевірка узгодженості електронної бухгалтерської звітності баз: бухгалтерські коди, коди проектів, бюджетні рядки, назви
• Перевірка та забезпечення відповідності рахунків-фактур
• Перевірка поданих бухгалтерських ваучерів (переклад, нумерація, макет)
• Пропозиція поправок, які необхідно внести у разі виявлення помилок, фінансовому/-вій менеджеру/-ці

4. Забезпечити дотримання процедур закупівлі:

• Здійснювати контроль якості тендерної процедури
• Забезпечити контроль якості рахунків-фактур
• Перевіряти характер документа та його оформлення (фотокопія, оригінал, проформа, переклад, дата, підпис, печатка, використані терміни, точність розрахунків тощо)

5. Оформлення та архівування документів:

• Копіювання всіх рахунків-фактур
• Оформлення оригіналів відповідно до бюджету (контракту) та бюджетної лінії
• Перевірка наявності всіх рахунків-фактур для кожної бюджетної лінії та кожного контракту
• По можливості поліпшення якості оформлення документів: переклад, дата (відповідно до файлу бази даних), додавання розрахункової записки (квитка) тощо.
• Після щомісячного закриття бухгалтерського обліку перевірка бухгалтерських кодів, кодів проектів та кодів бюджету
• Зберігання фотокопій рахунків-фактур відповідно до книг (касових та банківських) всіх робочих баз
• Ретельне зберігайте всіх документів
• У разі перерозподілу витрат, перекласифікація рахунків-фактур відповідно до їх нових бюджетних ліній, якщо це необхідно, особливо коли вони були використані в різних операціях (перерозподіл початкових бюджетних ліній)
• Ведення реєстру оригінальних документів
• Перевірка відповідності оригінальних документів інформації, що міститься в SAGA
• При необхідності, перепровірка архівних документів та оновлення їх відповідно до процедур організації

6. Брати участь у щоквартальних та щорічних аудитах

• Наприкінці контракту або щорічно готувати файли для надсилання до головного офісу (остаточна перевірка рахунків-фактур та їх наявності, заповнення файлу ризиків, якщо необхідно)
• Готувати документацію на запит зовнішніх/внутрішніх аудиторів
• Завершувати відправлення файлів, додаючи етикетки та відповідну упаковку

КЛЮЧОВІ ПОКАЗНИКИ ЕФЕКТИВНОСТІ

• Точність базового щомісячного пакету
• Ступінь автономності фінансової команди
• Точність записів у SAGA
• Точність готівкових платежів

ВИМОГИ

ОСВІТА Бакалаврський ступінь у галузі фінансів, бухгалтерського обліку або економіки

НАВИЧКИ ТА ЗНАННЯ

• Гарне знання процедур бухгалтерського обліку та ведення бухгалтерії
• Вільне володіння MS Excel (створення таблиць та використання фінансових функцій)
• Знання бухгалтерського програмного забезпечення (SAGA)
• Середній рівень володіння англійською мовою
• Висока увага до деталей, здатність виявляти числові помилки
• Вміння самоорганізовуватися та працювати з мінімальним рівнем нагляду

Увага! Згідно чинного законодавства, при працевлаштуванні військовозобов'язані громадяни України зобов’язані надати військово-облікові документи та оновити свої військово-облікові дані.

Attention! Per current legislation, individuals subject to military service duty must provide updated military registration documents while being employed.

Ми пропонуємо:

• Офіційне працевлаштування;
• Регулярний перегляд заробітної плати;
• 28 календарних днів щорічної відпустки;
• 3 додаткові дні відпустки на рік згідно з внутрішніми політиками;
• Оплата лікарняних у розмірі 100% заробітної плати (до 15 днів на рік) згідно з внутрішніми політиками;
• Можливість працювати віддалено 2 дні на тиждень згідно з внутрішніми політиками;
• Медичне страхування та страхування життя;
• Комфортний сучасний офіс із зоною для відпочинку, де завжди доступні чай та кава;
• Дружня мультикультурна команда, яка підтримує розвиток і відкритість;
• Доступ до консультацій з професійним психологом для підтримки ментального здоров’я;
• Курси англійської мови для покращення комунікаційних навичок;
• Перспективи кар'єрного зростання.

Dear applicant, please submit your CV in English. Interviews will also be conducted in English

«ACTED has a zero-tolerance approach to sexual exploitation, abuse and harassment (SEAH). Please note that any candidate offered a job will sign the Code of Conduct, and related policies, as part of their work contract. Misconduct can lead to dismissal.»