Business Assistant for IT Agency

Я Макс, фаундер Norml Studio — команди дизайну й розробки, що працює з ринком США: від локальних бізнесів до клієнтів рівня AstraZeneca та Nasdaq.

Шукаю людину, яка забере з мого столу операційний шар компанії: фінанси, контракти, маркетинг, проєктний менеджмент, підрядників, звітність. Ти працюватимеш напряму зі мною і отримуватимеш проблеми, а не списки задач.

Роль свідомо неоднозначна. Якісь тижні — фінанси, якісь — проєктний менеджмент, якісь — маркетинг. Незмінне одне: ти ведеш проблему від початку до кінця і будуєш систему, щоб вона не поверталася.

## З чого починаємо: фінансові операції

Наші транзакції розкидані по банках, картках і вивантаженнях із QuickBooks. P&L існує у вигляді недороблених шаблонів. Перше завдання — пройти транзакції, покатегоризувати їх, зібрати P&L і побудувати під цим процес, шаблони та скіл для Claude, щоб наступний місяць працював на системі, а не з нуля.

## Що далі

• Маркетинг — писати пости, будувати маркетингові автоматизації, зробити так, щоб звітність існувала
• Проєктний менеджмент — вести проєкт, коли цього не можу я
• Адмін і юридичне — робота з юристами, проведення контрактів, актуальний стан документів компанії
• AI-автоматизації — будувати наші скіли для Claude, щоб робота компанії була відтворюваною
• Люди — пошук і координація підрядників, ведення найму
• Клієнти — іноді комунікація з клієнтом і допомога дотиснути делівері

## Що ми шукаємо

• Системне мислення. Побачивши хаос, ти першим питаєш, яким має бути правило, — а не як швидко добити купу.
• Точність у цифрах. У фінансах неправильна категорія не викидає помилку — вона тихо псує пів року звітності.
• Щоденне використання AI із власною головою. Ти будуєш багаторазове і перевіряєш результат. Не вкидаєш банківську виписку в чатбот і не віриш відповіді.- Ти закриваєш петлі. Стан справ я дізнаюсь від тебе, а не питаючи.
• Ти виконуєш узгоджений напрямок. Думаєш, пропонуєш, споришся — а потім робимо те, про що домовились.
• Робоча англійська — попереду американські юристи, клієнти й документи.

Досвід важить менше за перелічене. Я не шукаю експерта, а шукаю того хто разом зі мною вирішуватиме ці задачі і тільки деякі з них перекриватиме повністю з часом.

## Буде плюсом

• Практичний досвід із фінансами, обліком чи звітністю — зокрема з малого бізнесу або власного
• Досвід писати інструкції чи описи процесів, за якими люди справді працювали
• Розуміння фінансової документації
• Розуміння дизайну/розробки/SEO

## Чим ця роль не є

• Не місце бухгалтера. Офіційний облік лишається у бухгалтера. Ти володієш внутрішньою системою: категоризація, P&L, звітність, процес.
• Не контент і не копірайтинг. Пости писати іноді доведеться, робота більш системна на скілах та AI; але контентна позиція у нас окрема.
• Не стратегічна роль. Напрямок задаю я. Не «дай задачу — зроблю». Робота приходить проблемами, а не технічними завданнями.

## Як вимірюємо успіх

• Транзакції актуальні й покатегоризовані, і працюють на задокументованій системі, а не на чиїйсь памʼяті
• P&L існує з фіксованою періодичністю, і я його читаю, а не збираю
• Щонайменше одна повторювана робота — закриття місяця, звітність, онбординг підрядника — існує як скіл для Claude або ранбук, який може виконати інша людина
• Передані проблеми повертаються вирішеними, з названими відкритими питаннями
• Контракти й треди з юристами рухаються без мого нагадування

## Що пропонуємо

• Щоденна робота напряму зі мною і час, який я вкладу в менторство
• Уся компанія зсередини: фінанси, юридичне, маркетинг, делівері, найм
• Збудований AI-стек — Claude з нашими власними скілами — яким ти керуєш і який розширюєш
• Гнучкий 8-годинний робочий день. З 16:00 до 20:00 потрібно бути на звʼязку, інші години опціонально.
• Оплачувана відпустка (14 робочих днів) і лікарняний (7 днів), 10 державних свят, додаткові вихідні можна організувати
• 50% покриття уроків англійської

## Формат і оплата

• Фул-тайм, ремоут
• Оплата: узгодимо твої очікування на першому дзвінку

## Процес найму

1. Розгляд відгуку — читаю сам (буде плюсом якщо запишеш loom)

2. Тестове завдання — однакове для всіх, із тайм-боксом

3. Співбесіда зі мною

4. Офер і тестовий місяць

Ми працюємо з ринком США, тому внутрішні зустрічі зазвичай відбуваються між 16:00 та 20:00 за Києвом.

## Як податись

Надішли резюме і короткі відповіді на три питання. Кожен справжній відгук я читаю сам, а шаблонні й очевидно згенеровані AI пропускаю.

1. Розкажи про хаос, який ти впорядкував/впорядкувала — на роботі, в університеті чи у власному житті. Як було до, що саме ти зробив/зробила, як стало після? 2. Як ти використовуєш AI у роботі сьогодні? Один конкретний приклад — і одна річ, на помилці в якій ти його спіймав/спіймала. 3. Тобі дали 400 некатегоризованих банківських транзакцій і попросили P&L до п’ятниці. Які твої перші три кроки?