Операційний менеджер, менеджерка

Zagoriy Foundation — це лабораторія суспільних практик, підтримана Катериною та Глібом Загоріями.

Наш підхід: Think \ Test \ Share. Ми досліджуємо соціально цінні ідеї, створюємо рішення, тестуємо їх на практиці і передаємо як моделі, які можна відтворювати й масштабувати. Zagoriy Foundation працює, щоб в Україні ставало більше спроможних людей, спільнот та інституцій.

Наша місія: уможливлювати позитивні сценарії майбутнього України. Ми віримо, що сильне суспільство починається з людей і спільнот, які не чекають рішень «звідкись», а беруть відповідальність за зміни навколо себе.

Реалізовувати місію і тестувати рішення на практиці Zagoriy Foundation допомагають дев’ять власних ініціатив, але операційного менеджера \ операційну менеджерку ми шукаємо для роботи саме з материнським брендом — з Zagoriy Foundation.

Сайт | Instagram | Facebook

Назва ролі: Операційний менеджер / операційна менеджерка Zagoriy Foundation

Підпорядкування: лінійно: директорці з комунікацій, партнерств та впливу; функціонально: членкиням борда Zagoriy Foundation, включаючи СЕО.

Тісна взаємодія з:

• керівниками та керівницями проєктів і напрямів Zagoriy Foundation;
• проєктним менеджером / менеджеркою Zagoriy Foundation;
• фінансовим та юридичним відділами;
• зовнішніми підрядниками та партнерами.

Причина відкриття ролі: Портфель продуктів Zagoriy Foundation, кількість подій, партнерств та операційних процесів усередині фундації зростає. Команда шукає підсилення, яке візьме на себе щоденну операційну координацію, документообіг та фінансово-юридичний супровід процесів.

Вплив на місію організації

• Операційний менеджер / операційна менеджерка потрібен / потрібна, зокрема, щоб:
• забезпечувати стабільну й передбачувану роботу операційних процесів лабораторії суспільних практик;
• підтримувати фінансову та юридичну дисципліну в роботі з підрядниками й партнерами;
• забезпечувати керівництво актуальною операційною аналітикою для ухвалення рішень;
• знижувати операційні ризики в міру зростання кількості проєктів і партнерств.

Місія ролі: забезпечити стабільну, впорядковану та ефективну щоденну операційну роботу Zagoriy Foundation.

Операційний менеджер / операційна менеджерка:

• забезпечує стабільну роботу операційних процесів лабораторії суспільних практик;
• координує та контролює роботу підрядників;
• відстежує дедлайни;
• забезпечує фінансовий та юридичний супровід;
• збирає та систематизує звітність і дані від партнерів і підрядників;
• забезпечує керівництво актуальною аналітикою для ухвалення рішень;
• тримає цілісну картину всіх операційних процесів фундації.

Основні сфери відповідальності:

1. Операційний супровід

• організація та підтримка щоденних операційних процесів фундації;
• участь у формуванні операційних планів (тиждень / місяць / рік);
• контроль виконання задач, дедлайнів і процесів у межах різних напрямів і проєктів всередині лабораторії.

2. Документообіг та фінансово-юридичний супровід

• підготовка та супровід договорів, рахунків, актів разом із фінансовим та юридичним відділами;
• ведення внутрішньої операційної звітності;
• контроль оплат, витрат і відповідності бюджетам спільно з керівниками напрямів;
• опрацювання нетривіальних задач для фінансового чи юридичного відділу (наприклад, під час запуску нових продуктів чи проєктів).

3. Робота з підрядниками

• операційна комунікація з друкарнями, івент-агенціями, дизайнерами, технічними підрядниками, спікерами та експертами;
• постановка задач для підрядників та контроль їх виконання;
• виставлення та контроль дедлайнів;
• контроль оплат підрядникам;
• забезпечення чіткої, своєчасної та конструктивної комунікації між командою фундації та підрядниками.

4. Координація внутрішніх процесів

• забезпечення ефективної взаємодії між командами проєктів, проєктним офісом, зовнішніми партнерами та підрядниками;
• проведення статус-зустрічей із керівним контуром (раз на 2 тижні);
• ініціювання міжвідділових зустрічей за потреби;
• збір, систематизація та збереження операційної інформації фундації;
• формування й підтримка баз даних (контакти, матеріали, документи) у взаємодії з іншими командами;
• виявлення операційних вузьких місць та ініціювання покращень процесів.

Ключові компетенції:

Hard Skills

• досвід операційної / проєктної / координаторської ролі від 2 років;
• досвід побудови та підтримки операційних процесів;
• робота з документообігом, договорами, закупівлями;
• базове розуміння фінансового менеджменту та бюджетування;
• досвід паралельного ведення кількох операційних напрямів;
• досвід роботи з таск-трекерами та інструментами планування.

Soft Skills

• системність та уважність до деталей;
• уміння структурувати складні й хаотичні процеси;
• пріоритизація та ефективне управління часом (власним і командним);
• толерантність до змін і невизначеності;
• уміння домовлятися та знаходити рішення на перетині інтересів різних сторін;
• самостійність у межах своєї зони відповідальності;
• проактивне виявлення проблем і пропозиція рішень;
• комунікаційна зрілість у роботі з різними стейкхолдерами.

Умови роботи:

• повна зайнятість, пн-пт;
• локація: Київ (офіс), БЦ «Стоїк»;
• бенефіти: прозора система корпоративної підтримки;
• можливості розвитку: внутрішні тренінги та оплачуване навчання;
• середовище, де цінують ініціативу, відповідальність і здатність доводити ідеї до реалізації.

Процес відбору

Ми застосовуємо A-метод — структуровану й чесну систему, яка допомагає знайти найкращу відповідність між завданням, командою та кандидатом.

Процес включає:

• Подання заявки: надішліть резюме та мотиваційний лист із описом вашої відповідності вимогам.
• Оцінка резюме: ми уважно розглянемо ваші документи та визначимо, чи є початкова відповідність до нашого профілю.
• HR-співбесіда (Screening Interview): онлайн-зустріч для обговорення вашої мотивації, очікувань, робочого стилю та відповідності корпоративній культурі організації.
• Reference Check: ми з вашого дозволу зв’язуємось із 2−3 людьми, з якими ви працювали, щоб отримати додатковий погляд на ваш стиль роботи.
• Фінальна зустріч: офлайн-зустріч з керівником для узгодження очікувань, питань та остаточного взаємного рішення.

• Офер: після фінального узгодження ми оперативно повідомимо вам рішення і, за позитивного результату, — зробимо пропозицію про співпрацю.

Якщо ви бачите себе у цій ролі — ми Вас чекаємо! Веб-сайт компанії: https://zagoriy.foundation/

Посилання на соціальні мережі компанії: Instagram team https://www.instagram.com/zagoriyfoundation.team/ Instagram https://www.instagram.com/zagoriy.foundation/ LinkedIn https://www.linkedin.com/company/zagoriy-foundation/ Facebook https://www.facebook.com/zagoriyfoundation/