HR-фахівець, фахівчиня, HR Administrative Officer

COUNTRY: Ukraine

REPORTS TO: CountryHR Manager

LOCATION: Kharkiv

Please send your CV in English only

GENERAL MISSION

The Administrative Officer ensures high-quality HR administration, provides administrative support to HR processes, administers employee insurance programmes, supports recruitment activities, and manages selected HR administrative processes in compliance with Humanity & Inclusion (HI) internal policies, Ukrainian labour legislation, and donor requirements.

The position contributes to the effective functioning of the HR Department by ensuring timely HR administration, payroll-related administrative support, employee insurance administration, recruitment support, and administrative assistance for both national and international staff.

MISSIONS / RESPONSIBILITIES

1. HR Administration

• Ensures the implementation of HR administration in compliance with HI internal policies and Ukrainian labour legislation.
• Prepares HR administrative documentation, including employment orders, certificates, official letters, notifications, HR forms, and other personnel documents.
• Maintains, updates, and archives employees' personnel files in accordance with HI filing standards and document retention requirements.
• Ensures completeness and accuracy of personnel documentation.
• Provides employees with administrative support and guidance regarding HR-related matters.
• Supports employee onboarding, transfers, contract amendments, and termination processes.
• Maintains HR administrative records and ensures timely updates of HR databases and tracking tools.

2. Payroll Administration

• Prepares and submits the required HR data and documentation for payroll processing.
• Monitors the timely preparation and processing of documents affecting payroll calculation, including leave requests, sick leave certificates, and changes to employment terms and conditions.

3. Employee Insurance Administration

• Processes employee enrolment and removal requests for insurance programmes.
• Maintains an accurate and up-to-date register of insured employees.
• Prepares complete documentation packages required for insurance-related payments in accordance with HI internal financial procedures.

4. Recruitment Administrative Support

• Provides administrative support to the Recruiter throughout the recruitment process, including publishing vacancy announcements, distributing technical tests to candidates, preparing recruitment-related documentation, and performing other administrative recruitment tasks as required.

Other Responsibilities

• Serves as a point of contact for employees regarding HR administrative procedures and provides clarification on HR processes and administrative requirements.
• Maintains a good understanding of HI HR policies, administrative procedures, HR tools, and documentation requirements.
• Ensures confidentiality of all employee-related information, including personal data, employment records, payroll information, insurance records, and disciplinary documentation.
• Strictly complies with the mission security plan and all safety and security procedures communicated by the Security Focal Point.
• HIPEOPLE Administration (Internal Database system)
• Performs any other duties assigned by the Line Manager.

PROFILE SOUGHT

Qualification (s):

• Bachelor or Maters degree;

Experience:

Skills:

• Working knowledge of English, both written and spoken.;
• Proficient: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook tools
• Knowing how to simplify and prioritise;
• Professional skills: payroll management, personal administration recruitment processes.

Personal qualities:

• Excellent communication skills and diplomacy;
• Ability to follow instructions and to be a member of a team;
• Flexibility;
• Strong attention to details;
• Good organizational skills;
• Practical, dynamic and solution oriented;
• Open to cultural differences.
• Good capacity to withstand pressure and manage stress;

WORKING CONDITIONS:

Contract: Employment contract (according to Ukrainian legislation) Fixed-Term

Type of employment: Full-time

Benefits Package:

• 30 calendar days for annual leaves
• Individual psychological counselling sessions for HI staff
• Insurance
• Possibility to work remotely several days a month?
• Relevant supportive measures for person with disabilities (if needed)

By submitting the CV application, the applicant gives his/her consent to the processing of his/her personal data (in accordance with the legislation of Ukraine).

EQUAL OPPORTUNITY

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and we are committed to creating an inclusive environment based on mutual respect for all employees. We do not discriminate on the basis of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics.

All interested candidates irrespective of age, sex, disability status, religion, ethnic origin, colour, race, marital status, or other protected characteristics are encouraged to apply for the vacancy.

If you have a disability and require any special arrangements to assist you during the interview, please inform us with the necessary details.

Handicap International has clear institutional policies on «Child Protection», «Anti-fraud, Bribery and Corruption», «Disability, Gender and Age» and «Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment». It is therefore mandatory for all staff to commit themselves to respect, uphold and promote these policies, and to sign the HI Code and Conduct.

HR-фахівець/фахівчиня

КРАЇНА: Україна

ПІДЗВІТНІСТЬ: Керівник відділу кадрів

МІСЦЕ РОЗТАШУВАННЯ: Дніпро

ВАЖЛИВО: Велике прохання надсилати резюме англійською

ЗАГАЛЬНІ ОБОВ’ЯЗКИ

Фахівець/Фахівчиня забезпечує якісне кадрове адміністрування, адміністративну підтримку HR-процесів, супровід програм страхування, підтримку процесів рекрутингу та адміністрування окремих HR-процесів відповідно до внутрішніх політик Humanity & Inclusion (HI), чинного законодавства України та вимог донорів.

Посада спрямована на забезпечення ефективної роботи HR-відділу шляхом своєчасного оформлення кадрової документації, підтримки процесів оплати праці, страхування персоналу, рекрутингу та адміністративного супроводу національних і міжнародних працівників.

ЗАВДАННЯ / СФЕРА КОМПЕТЕНЦІЙ

1. Кадрове адміністрування

• Забезпечує ведення кадрового адміністрування відповідно до внутрішніх політик HI та законодавства України.
• Готує кадрові документи (накази, довідки, листи, повідомлення, кадрові форми тощо).
• Забезпечує ведення, актуалізацію та архівування особових справ працівників.
• Контролює повноту кадрової документації.
• Надає працівникам консультаційну підтримку з адміністративних HR-питань.
• Бере участь у процесах прийняття, переведення та звільнення працівників.

2. Адміністрування заробітної плати

• Готує та передає необхідні кадрові дані для розрахунку заробітної плати.
• Контролює своєчасність оформлення документів, що впливають на розрахунок заробітної плати (відпустки, лікарняні, зміни умов праці тощо).

3. Адміністрування програм страхування?

• Подає заявки на включення/виключення працівників до страхових програм.
• Веде актуальний облік застрахованих працівників.
• Готує повний пакет документів для здійснення оплат страхових послуг відповідно до внутрішніх процедур HI.

4. Адміністративна підтримка рекрутингу

• Надає адміністративну підтримку рекрутеру під час процесу підбору персоналу (публікує оголешення, надсидає тестові завдання кандидатам, та готує іншу супровідну документацію тощо).

БАЖАНІ АНКЕТНІ ДАНІ

Кваліфікація (-ї):

• Диплом бакалавра чи магістра (спеціаліста);

Досвід роботи:

• Від 1 року досвіду роботи в адміністративній сфері, бажано у сфері HR.
• Попередній досвід роботи в гуманітарних або міжнародних неурядових організаціях буде перевагою.

Навички:

• Хороший рівень володіння англійською мовою (усно і письмово);
• Впевнений рівень володіння: Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Outlook tools
• Знання як спрощувати та розставляти пріоритети;
• Професійні навички: нарахування зарплати, персональне адміністрування процесів прийому на роботу.

Особисті якості:

• Чудові навички комунікації та дипломатичності;
• Уміння виконувати інструкції та бути частиною команди;
• Гнучкість;
• Уважність до деталей;
• Хороші організаторські здібності;
• Практичність, динамічність і орієнтованість на результат;
• Толерантність до відмінностей у культурі.
• Здатність працювати під тиском та керувати стресом.

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір (згідно законодавства України) Строковий

Тип зайнятості: Повна зайнятість, офіційне працевлаштування згідно КЗпП на основне місце роботи

Переваги:

• 30 календарних днів щорічної відпустки
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї (додаток сплачує HI)
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI
• Можливість працювати декілька днів на місяць віддалено
• Відповідні заходи підтримки для людини з інвалідністю (за потреби)

ВАЖЛИВО: Прохання надсилати резюме англійською мовою.

Подаючи резюме, претендент надає згоду на обробку його персональних даних (відповідно до законодавства України).

МОЖЛИВОСТІ

HI є роботодавцем рівних можливостей. Ми цінуємо різноманітність, ми не дискримінуємо за віком, статтю, інвалідністю, релігією, етнічним походженням, кольором шкіри, расою, сімейним станом чи іншими захищеними ознаками.

Усім зацікавленим кандидатам, незалежно від віку, статі, інвалідності, релігії, етнічного походження, кольору шкіри, раси, сімейного стану чи інших ознак, заохочуємо подати заявку на вакансію.

Якщо ви маєте інвалідність і потребуєте будь-яких особливих заходів для допомоги під час співбесіди, будь ласка, повідомте нам необхідні деталі.

Handicap International має прозорі інституційні політики щодо «Захисту дітей», «Протидії шахрайству, хабарництву та корупції», «Інвалідність, Стать і вік», а також «Захист бенефіціарів від сексуальної експлуатації, знущання та домагань». Вони є обов’язковими для виконання усіма співробітниками.