Старший фахівець з питань співпраці з партнерами, senior partnership officer

SENIOR PARTNERSHIP OFFICER

Location: Dnipro or Kyiv, Ukraine Employment: Full-time Reports to: Country Operations Manager

ABOUT HUMANITY & INCLUSION

Humanity & Inclusion (HI) is committed to creating an inclusive and respectful working environment and to ensuring the protection and dignity of all people we work with.

HI has clear institutional policies on Child Protection, Anti-Fraud, Bribery and Corruption, Disability, Gender and Age, and Protection of Beneficiaries from Sexual Exploitation, Abuse and Harassment. All staff are required to respect, uphold and promote these policies and to sign the HI Code of Conduct.

GENERAL MISSION

Reporting to the Country Operations Manager, the Senior Partnership Officer contributes to the identification, development and implementation of strategic and operational partnerships within the HI Programme in Ukraine.

The position contributes to ensuring the overall quality of partnerships in line with specific projects and the national operational strategy. The Senior Partnership Officer works closely with Operations teams, the Technical Unit and Support Services.

KEY RESPONSIBILITIES1. Partnership Strategy

• Contribute to the development and regular updating of the Programme Partnership Strategy in collaboration with the Country Operations Manager and Technical Head of Programmes.
• Coordinate stakeholder mapping and analysis in collaboration with the Technical Unit.
• Coordinate the pre-identification and ethical review of potential partners.
• Contribute to the annual monitoring of the Partnership Strategy and to programme planning for the following year.
• Support the integration of partnerships into HI’s response in the event of a crisis or emergency, as appropriate.

2. Partnership Development and Implementation

• Coordinate partner capacity assessments and due diligence processes, including information gathering, screening and consolidation of assessment results and support plans.
• Conduct the ethical analysis of potential partners before validation by the relevant authority.
• Support the mobilisation of partners during the development of new project proposals and funding opportunities.
• Coordinate the partnership contractualisation process, including the preparation and negotiation of Partnership Agreements.
• Coordinate the launch of partnerships, including project governance arrangements, kick-off meetings and partner archiving systems.
• Coordinate the implementation of partnerships and monitor compliance with HI procedures, quality standards and donor requirements.
• Ensure partners submit reports and other required documentation in a timely and appropriate manner.
• Ensure that agreed partner support and capacity-building plans are implemented.
• Facilitate regular coordination between HI and partner teams and ensure partners are involved in project reviews and evaluations.
• Coordinate partnership budget expenditure and financial follow-up in collaboration with Project Managers and Operations teams.
• Coordinate reconciliation approvals, fund transfers and final budget validation.
• Coordinate the closure of partnerships, including final reporting, archiving and participation in final partnership evaluations.

3. Partnership Standards and Capacity Building

• Provide training and technical support on partnership-related processes and standards to HI staff and partners, as appropriate.
• Promote compliance with HI global partnership frameworks, standards and procedures.
• Contribute to the continuous improvement of partnership management practices.

PROFILE Knowledge

• Strategic analysis.
• Networking, representation and promotion of HI for collaboration and fundraising.
• Negotiation and commercial negotiation.
• Security and information management.

Professional Experience and Skills

• Knowledge of institutional donors and donor requirements.
• Experience in donor contract analysis.
• Knowledge of financial management of institutional funding.
• Experience in facilitating and/or designing training and capacity-building programmes, both face-to-face and online.
• Experience in risk analysis and management.
• Experience in monitoring indicators and results.
• Good knowledge of Ukrainian civil society and previous experience working with local organisations.
• Good working knowledge of English, with strong oral communication skills.
• Strong skills in narrative reporting and grant management.

Interpersonal Skills

• Empathy and patience.
• Strong internal and external communication and coordination skills.
• Cultural sensitivity and awareness of power dynamics and conflict.
• Ability to build and maintain effective relationships with diverse stakeholders.
• Strong organisational and negotiation skills.

WORKING CONDITIONS

Contract: Fixed-term employment contract in accordance with Ukrainian legislation.

Employment type: Full-time.

Benefits

• 30 calendar days of annual leave.
• Salary linked to the EUR exchange rate.
• Medical insurance for HI employees and one family member.
• Individual psychological counselling for HI employees.
• Appropriate support and reasonable accommodation for persons with disabilities, when required.
• Other benefits provided by Ukrainian legislation and HI HR policies.

HI is an equal opportunity employer. We value diversity and are committed to creating an inclusive working environment based on mutual respect for all employees.

We encourage applications from all qualified candidates regardless of age, gender, disability, religion, ethnic origin, skin colour, race, marital status or other characteristics.

If you have a disability and require any reasonable accommodation or specific support during the recruitment process or interview, please inform us of your needs.

IMPORTANT: Please submit your CV in English.

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ

1. Стратегія партнерства

• Брати участь у розробці та регулярному оновленні Стратегії партнерств програми у співпраці з Менеджером з операційної діяльності та Технічним керівником програм.
• Координувати картування та аналіз зацікавлених сторін у співпраці з Технічним підрозділом.
• Координувати попередній відбір та етичну перевірку потенційних партнерів.
• Брати участь у щорічному моніторингу Стратегії партнерств та плануванні діяльності програми на наступний рік.
• У разі кризи або надзвичайної ситуації сприяти залученню партнерів до реагування HI відповідно до потреб.

2. Розвиток та реалізація партнерств

• Координувати оцінку спроможності партнерів та проведення процедур due diligence.
• Збирати та консолідувати інформацію про потенційних партнерів, результати перевірок та плани підтримки.
• Проводити етичний аналіз потенційних партнерів до їх затвердження відповідальною особою.
• Сприяти залученню партнерів до розробки нових проєктних пропозицій та використання можливостей фінансування.
• Координувати процес укладення партнерських угод, включно з підготовкою та узгодженням Partnership Agreement.
• Координувати запуск партнерств, зокрема організацію стартових зустрічей, визначення механізмів управління проєктом та системи архівування документів партнера.
• Координувати реалізацію партнерств та контролювати дотримання партнерами процедур HI, стандартів якості та вимог донорів.
• Забезпечувати своєчасне та якісне подання партнерами звітності та необхідної документації.
• Координувати виконання погоджених планів підтримки та розвитку спроможності партнерів.
• Забезпечувати регулярну координацію між командами HI та партнерів.
• Залучати партнерів до перегляду та оцінювання проєктів.
• Координувати бюджетні витрати та фінансовий супровід партнерств у співпраці з менеджерами проєктів та операційними командами.
• Координувати погодження reconciliation, трансфер коштів та фінальне затвердження бюджету.
• Координувати процес завершення партнерств, включно з фінальною звітністю, архівуванням документації та участю у фінальній оцінці партнерства.

3. Стандарти та розвиток спроможності

• Проводити навчання та надавати технічну підтримку співробітникам HI та партнерам з питань управління партнерствами.
• Забезпечувати дотримання глобальних рамок, стандартів та процедур HI щодо партнерств.
• Брати участь у вдосконаленні підходів та практик управління партнерствами.

ПРОФЕСІЙНИЙ ПРОФІЛЬ Знання

• Стратегічний аналіз.
• Взаємодія із зацікавленими сторонами, представлення та просування HI для розвитку співпраці та залучення фінансування.
• Навички ведення переговорів.
• Комерційні переговори.
• Управління безпекою та інформацією.

Професійні навички та досвід

• Знання інституційних донорів та їхніх вимог.
• Досвід аналізу донорських контрактів.
• Знання принципів фінансового управління інституційним фінансуванням.
• Досвід проведення та/або розробки навчальних програм і програм розвитку спроможності як офлайн, так і онлайн.
• Навички аналізу та управління ризиками.
• Досвід моніторингу показників та результатів.
• Добре знання українського громадянського суспільства та попередній досвід роботи з місцевими організаціями.
• Робоче знання англійської мови та хороші навички усної комунікації.
• Навички підготовки наративної звітності та управління грантами.

Особисті якості

• Емпатія та терплячість.
• Сильні навички внутрішньої та зовнішньої комунікації та координації.
• Культурна чутливість та розуміння питань влади, конфліктів і взаємодії між різними сторонами.
• Здатність будувати та підтримувати ефективні відносини з різними зацікавленими сторонами.
• Сильні організаційні та переговорні навички.

УМОВИ РОБОТИ

Контракт: Трудовий договір відповідно до законодавства України, строковий.

Тип зайнятості: Повна зайнятість.

Переваги

• 30 календарних днів щорічної відпустки.
• Заробітна плата з прив’язкою до курсу євро.
• Медичне страхування для співробітників HI та одного члена сім'ї.
• Індивідуальні психологічні консультації для співробітників HI.
• Відповідні заходи підтримки для людини з інвалідністю за потреби.
• Інші пільги, передбачені законодавством України та кадровою політикою HI.

УВАГА! Будь ласка, надсилайте своє резюме англійською мовою.

Зверніть увагу, що співбесіди проводитимуться на постійній основі до моменту заповнення вакансії. Ми зв’яжемося лише з кандидатами, які увійшли до короткого списку.

Подаючи резюме, кандидат надає згоду на обробку його персональних даних відповідно до законодавства України.