Office, Administrative Manager

Office Manager / Administrative Manager

Talentin, Агенція Київ Повна зайнятість

Про вакансію

Міжнародна продуктова компанія, яка працює з 2018 року та об'єднує 400+ фахівців у трьох офісах — у Києві, Бухаресті та Литві.

Компанія розробляє контент і технологічні рішення для глобальних ринків та продовжує активно розвивати свої продукти й команду.

Наразі компанія шукає Office Manager у київський офіс, який/яка забезпечуватиме його безперебійну щоденну роботу та візьме на себе частину адміністративних і travel-задач команди.

Офіс розташований біля ст. м. ВДНГ, має площу близько 400 м², а регулярно його відвідують до 25 співробітників.

Це позиція для людини, яка любить порядок, уміє самостійно вирішувати організаційні питання та не чекає окремої інструкції на кожну дрібницю. Роль передбачає не лише класичний office management, а й ширший адміністративний функціонал: роботу з постачальниками та підрядниками, організацію відряджень, бронювання, координацію доставок та інші операційні запити.

Основні задачі:

• Забезпечення щоденної життєдіяльності офісу та комфортних умов для команди.
• Закупівля всього необхідного для офісу: вода, кава, продукти, господарські товари, канцелярія та інші витратні матеріали.
• Робота з постачальниками та підрядниками: пошук, комунікація, замовлення та контроль виконання робіт.
• Координація клінінгу та контроль якості роботи прибиральниць.
• Організація технічного обслуговування офісу: кондиціонери, дрібні ремонти, обладнання та інші maintenance-задачі.
• Координація кур'єрів, доставок та внутрішньої логістики.
• Комунікація з командою щодо організаційних питань та оперативне вирішення office-related запитів.
• Організація бізнес-поїздок: пошук і бронювання авіаквитків та готелів, координація трансферів та інших travel-питань.
• Бронювання ресторанів, переговорних просторів та інших сервісів в Україні та за кордоном.
• Допомога з організаційними питаннями під час міжнародних конференцій та бізнес-заходів.
• Координація локальних замовлень мерчу та взаємодія з підрядниками.
• Виконання окремих адміністративних та ad-hoc запитів від management/board: підготовка та консолідація документів, організація інформації, координація підрядників тощо.

Що для нас важливо:

• Досвід роботи Office Manager / Administrative Manager / Personal Assistant / Executive Assistant або на схожій позиції.
• Уміння самостійно організувати свою роботу та доводити задачі до результату.
• Сильні комунікаційні навички та вміння знаходити спільну мову з командою, постачальниками й підрядниками.
• Уважність до деталей, відповідальність та системність.
• Вміння одночасно координувати декілька організаційних задач і правильно визначати пріоритети.
• Впевнене володіння Excel / Google Sheets та стандартними офісними інструментами.
• Готовність працювати з офісу в Києві.
• Англійська від Upper-Intermediate (B2) — важливо впевнено вести листування та комунікувати з готелями, авіакомпаніями, міжнародними постачальниками й колегами.

Буде перевагою:

• Досвід організації бізнес-поїздок та міжнародних відряджень.
• Досвід роботи в міжнародній або IT-компанії.
• Досвід адміністративної підтримки management або C-level команди.
• Досвід організації корпоративних заходів, конференцій чи виставок.

Ми пропонуємо:

• Комфортний офіс у Києві поруч зі ст. м. ВДНГ.
• 21 день оплачуваної відпустки.
• 5 flexible days для особистих потреб.
• 15 оплачуваних лікарняних днів.
• Індивідуальний benefit limit на health & wellness.
• Щорічний бонус, який залежить від результатів компанії та особистого внеску співробітника.
• Різнопланові задачі: від office management до travel та administrative support.
• Можливість самостійно організовувати та покращувати адміністративні процеси.
• Конкурентну фінансову винагороду відповідно до досвіду кандидата.

Етапи відбору:

1. Intro call з рекрутером.
2. Співбесіда з hiring manager.
3. Фінальна комунікація та офер.

Якщо вам подобається створювати порядок навколо себе, самостійно вирішувати організаційні питання та бути людиною, завдяки якій офіс працює без зайвого хаосу — будемо раді познайомитися.