Щоденні робочі завдання HR-а містять багато рутинних процесів: облік та затвердження відсутностей, проведення 1:1, Performance review (в IT-сфері), опитувань і багато іншого. HR generalist, за відсутності позиції рекрутера в компанії, ще й займається наймом співробітників: розміщує вакансії, систематизує та опрацьовує відгуки, заносить кандидатів у базу...

Цей перелік дій, що повторюються, можна продовжувати довго й так, вони всі важливі, але забирають досить багато часу. Автоматизація якраз і допомагає скоротити кількість часу, який ви витрачаєте на рутину.

Що ж дає автоматизація HR-процесів

  1. Оптимізує роботу й заощаджує час. Усі процеси в одній системі, а не в різних CRM і excel-табличках. Ви не втрачаєте час (= гроші бізнесу) на пошук і систематизацію даних.
  2. Мінімізує рутину. Затверджувати запити на відпустку або лікарняний, зручно вести календар подій, розміщувати вакансії, відповідати кандидатам і обробляти резюме простіше в кілька кліків, ніж щодня витрачати тимчасові й особисті ресурси на повторювані трудомісткі дії.
  3. Залишає час на завдання, які не можуть чекати. Під час кризи важливо якомога більше уваги приділяти потребам співробітників. За різними даними, близько 63% українських фахівців працюють із дому. Це означає, що HR-фахівцям доводиться докладати ще більше зусиль, щоби впроваджувати корпоративну культуру онлайн, проводити позапланові 1:1, опитування (Q12, eNPS) і просто спілкуватися.
  4. Дає змогу зручно відстежувати всю аналітику. Аналітика — один із найнеобхідніших інструментів для економії коштів. Розуміючи, наскільки продуктивні ваші HR-процеси, ви бачите цільну картину: ефективність джерел рекрутингу, швидкість закриття вакансій, плинність персоналу по відділах. Це дозволяє бути максимально ефективними в кризу і витрачати кошти тільки на те, що працює.

Лайфхаки: як вибрати HRM-систему, щоби не витратити багато коштів

Система для HR дає змогу економити тільки в тому випадку, якщо підходити до її вибору осмислено.

Лайфхак № 1. Щоби не витрачатися на окремі модулі купуйте all-in-one рішення, яке з’єднує і HR, і рекрутинг.

Лайфхак № 2. Купуйте систему, у якій прозоре ціноутворення й немає додаткових платежів, у тому числі й за підтримку. Часто буває так, що за впровадження доводиться доплачувати суму, яка наближається до вартості системи в місяць.

Лайфхак № 3. Вибирайте систему, яка орієнтована на ваш ринок, щоби не переплачувати за інтеграцію із сайтами роботи, з якими ви не зможете працювати у вашій країні. Для процесу рекрутингу критично важлива інтеграція з job-порталами саме вашої країни й навіть міста.

Чек-лист якісної системи для автоматизації HR-процесів

Прийнятна вартість

Система не має коштувати як літак :) Шукайте HRM з необхідними конкретно вам функціями, щоби не платити більше.

Безпека даних

Підходьте до цього питання дуже серйозно, адже складно придумати щось гірше потрапляння всіх даних ваших співробітників у відкритий доступ, як це було в Potok.

Якщо коротко, є 2 підходи до організації архітектури даних в SaaS додатках: Multitenancy («множинна оренда») і Single Tenant (персональний хмарний сервер). Компанії, які організовують архітектуру даних через множинну оренду, економлять на безпеці своїх клієнтів. Оскільки досить зламати один-єдиний сервер і дані всіх клієнтів, які зберігаються на ньому, стають загальнодоступними.

Уточнюйте в компанії-розробника, як зберігаються ваші дані, як вони захищені й що буде, якщо хмарне сховище зламають? Другий варіант у цьому плані завжди краще першого. Це як, якби вам запропонували вибрати: своя квартира з хорошим замком або одна велика комуналка?

Зручність використання і user-friendly інтерфейс

Розумійте, що користуватися системою вам доведеться щодня. Тож вона має бути комфортною й точно не дратувати візуально.

Адаптивність на різних пристроях

Система має швидко й без збоїв працювати як на ПК, так і на мобільному телефоні або планшеті, щоби ви могли спокійно працювати та вирішувати важливі завдання в кілька кліків, де б ви не були.

Швидка й безоплатна техпідтримка

Уявіть ситуацію, коли вам терміново потрібно вирішити технічну неполадку, а саппорт відповідає тільки по email і протягом 24 годин. Спілкування в онлайн-режимі та відповідь у месенджерах через кілька хвилин — більш зручний і сучасний підхід. Дуже добре, якщо саппорт може зателефонувати клієнту за допомогою відео або побачити проблему через демонстрацію екрану і вирішити її. Найкраще, коли це вже входить у вартість системи.

Вбудований модуль рекрутингу

HR і рекрутинг — взаємопов’язані процеси. Добре, якщо у вашій HRM вони будуть об’єднані.

Наявність Self management

Можливість швидко і зручно запросити відпустку, переробку або лікарняний — те, що входить в обов’язковий перелік функцій ідеальної HRM-системи. Запитувати 1:1, фідбек або переглянути поставлені цілі й завдання на співробітника зручніше в одній системі.

Наявність Performance management

Performance management дає змогу розвивати найбільш продуктивних і залучених співробітників, які роблять бізнес максимально ефективним. Зручніше, якщо цей процес автоматизований, а за даними можна відстежити історію роботи співробітника.

Можливість вести аналітику

Як ми вже писали, аналітика — цінний інструмент, який допомагає зробити роботу продуктивніше і знайти слабкі місця бізнесу.

OKR

Модуль OKR (Objectives and Key Results) в HRM-системі дає змогу досягти прозорості в постановці цілей і більшої залученості персоналу.

Опитування

У системі для HR важливо мати можливість створювати опитування, оскільки ви отримуєте аналітику і статистику у своїй системі, а не на сторонніх ресурсах, як це буває, якщо ви використовуєте Google Forms. Ви завжди можете швидко проаналізувати дані, які так необхідні в роботі зі співробітниками в кризу. Вчасно проведений Q12 або позачергової eNPS дають змогу швидко виявити проблеми та зменшити плинність персоналу.

Огляд популярних систем для HR: BambooHR, Zoho People, CakeHR і Hurma

Розглянемо 4 популярні системи, які найчастіше використовують фахівці в HR-сфері.

BambooHR

Система на ринку з 2008 року й підходить для малого й середнього бізнесів. Вона отримала позитивні відгуки від HR-ів за приємний і зручний інтерфейс, можливість програмування під власний бізнес і корисні HR-інструменти, такі, як вбудований календар, управління відсутністю й навчанням співробітників.

Що стосується нюансів у роботі, то їх кілька. Насправді в BambooHR є мало не все для продуктивної роботи, але річ у тому, що купу необхідних модулів на кшталт Performance management, OKR і Payroll доводиться інтегрувати окремим платним ПО. Це означає, що крім плати від $6,19 за кожного співробітника на місяць за базові інструменти, вам доведеться ще платити за потрібні вам модулі. А якщо ви HR generalist або активно взаємодієте з рекрутерами, то в BambooHR у вас немає можливості з’єднати рекрутинг і HR.

Система досить популярна в США, вона повністю орієнтована на американський ринок, тож будьте готові спілкуватися з техпідтримкою англійською й не завжди в зручний час.

Zoho People

Ще одна популярна закордонна система, яку часто використовують і на ринку СНД. У Zoho ви зможете зручно вести Absence і Performance management, створювати шаблони для HR-процесів через конструктор, заносити події в календар і вести аналітику. Для ваших співробітників реалізований облік відпрацьованих годин, впроваджений LMS, а ще створений зручний внутрішньокорпоративний портал.

Усе це коштує від €0,83 і до €8 за співробітника на місяць. Різниця в тому, що в першому випадку ви платите за базовий функціонал, а за вищу ціну отримуєте інші необхідні модулі. Наприклад, Zoho Recruit, який дає можливість вести рекрутингові процеси. Ціни в Zoho Recruit стартують з $25 на місяць за користувача. Також, в Zoho платна техпідтримка, і коштує вона від $25 на годину.

CakeHR

CakeHR — це сучасне й адаптивне рішення для HR з безліччю корисних функцій: від складання миттєвих інтерактивних HR-звітів до інтеграції з G Suite і Slack. У ній, як і в інших системах, можна вести базу даних співробітників, реалізувати Onboarding&Offboarding, 1:1, опитування, збирати фідбек і навіть управляти витратами в компанії. Але кожен із цих модулів доведеться купити окремо. Ціни стартують від $5,5 до $216 за один модуль на одного співробітника на місяць (вартість модулів відрізняється).

Hurma System

Hurma представлена ​​українською компанією та орієнтована на україномовний і російськомовний ринок, а техпідтримка доступна трьома мовами. HRM-система об’єднала весь необхідний функціонал в одному рішенні: база кандидатів і вакансій для рекрутера, інтеграція з локальними job-порталами, підтримка сорсинг-плагіна AIFox, який дає змогу сканувати інформацію про кандидата на LinkedIn, у соцмережах і на сайтах робіт. Плюс до всього, автоматизований Absence і Performance management, Time Tracking, зручний календар подій, OKR і статистика по HR і рекрутингу.

Hurma позиціюють як all-in-one систему, у якій не потрібно докуповувати функціонал окремо. Ціни на систему стартують від $70 для команди з 30 осіб і змінюються залежно від кількості осіб у компанії.

З відсутніх функцій: в Hurma System недоступні графіки за філіями (актуально для компаній із філіями в декількох країнах) і Payroll ще в розробці.

Як вибрати HRM, яка потрібна саме вам

  • Насамперед, звертайте увагу на такі показники, як функціонал, ціна, безпека та технічна підтримка в контексті своїх побажань до системи.
  • Розумійте, що покупка системи — це покупка щоденної зручності й засоби економії. Саме вам вирішувати, яка система підходить за ціною, а яка ні. Вибирайте те рішення, яке містить усі необхідні функції, і добре, якщо ці функції будуть вбудованими.
  • Вибираючи варіант, який вимагає покупку окремих інструментів, пам’ятайте, що зберігати всі дані в одній системі все ж безпечніше. Вибирайте HRM, яка зберігає інформацію в окремому хмарному сховищі в зашифрованому вигляді.
  • Не забувайте, що хороша комунікація з техпідтримкою — запорука продуктивної роботи в системі. Заздалегідь цікавтеся, чи варті впровадження системи й консультації додаткових витрат. Читайте відгуки про якість і швидкість техпідтримки в HR-групах, запитуйте думку в колег.

Сподіваємося, наші поради допоможуть вам не переплачувати, впроваджуючи HRM. Автоматизація головних HR-процесів — кращий спосіб заощадити час і гроші. Встигати більше й оптимізуватися можна (і потрібно) навіть під час кризи, яка, до речі, не буде вічною.

Читайте також