В умовах віддаленої роботи на HR-відділи лягає додаткове навантаження. Вони повинні контролювати обмін документами з працівниками, надсилати їх на підпис, вести облік тощо. Крім цього, в умовах воєнного часу в інспекторів з кадрів з’являються нові завдання: облік військовозобов’язаних, бронювання працівників та ін. І щоб оптимізувати роботу HR-відділів, у багатьох компаніях використовують цифрові сервіси.

Дослідження аналітичної компанії Gartner показує, що використання цифрових технологій — це один із головних трендів у роботі HR-працівників. Технології дають можливість компаніям масштабуватися, переходити на віддалений формат роботи й роблять їх стійкішими до змін.

Про те, яку користь цифрові сервіси приносять HR-менеджерам та які процеси спрощують, Work.ua розповіли експерти Tabula Rasa.

Олена Олексієнко
Олена Олексієнко
керівниця HR-відділу компанії Tabula Rasa

Яку користь приносять цифрові сервіси HR-відділам компаній

Використання цифрових інструментів ефективне як в умовах віддаленої роботи, так і під час роботи в офісі. Зокрема, вони дають компаніям такі переваги:

  1. Зменшується навантаження на HR-працівників. З автоматизацією кадрової роботи HR-и витрачають менше часу на рутинні завдання. Компанії не потрібно додатково наймати кадрових працівників, навіть коли вона масштабується.
  2. Пришвидшуються кадрові процеси. Цифрові інструменти дозволяють компанії швидше знаходити кандидатів на посади, приймати їх на роботу, переводити на інші посади тощо.
  3. Компанія підтримує корпоративну культуру навіть за віддаленої роботи працівників. За допомогою цифрових інструментів HR-працівники навчають співробітників, які працюють віддалено, та можуть відстежувати ефективність проведених заходів.
  4. HR-працівники своєчасно виявляють проблеми в роботі й усувають їх. Цифрові сервіси дають можливість отримувати зворотний зв’язок від співробітників, які працюють віддалено. За допомогою інструментів аналітики HR-менеджери прогнозують можливі труднощі з кадрами та завчасно їх попереджають.

Які кадрові процеси можна автоматизувати

Сьогодні HR-працівники використовують цифрові сервіси на всіх етапах роботи з кадрами — від пошуку кандидатів до звільнення працівників, переведення їх на інші посади тощо. На кожному етапі цифрові інструменти виконують специфічні функції.

Пошук і найм працівників

Найм працівників — один з найбільш трудомістких процесів у роботі менеджера з персоналу. Він повинен постійно розміщувати вакансії, переглядати відгуки, оцінювати потенційних кандидатів, проводити співбесіди тощо.

Сьогодні в арсеналі HR-ів є багато сервісів, які автоматизують ці процеси. Найбільшу популярність мають комплексні рішення, що охоплюють усі процеси, пов’язані з наймом.

Корисні інструменти: СУН

Онбординг

Сервіси для онбордингу стали трендом у сучасних компаніях. Вони дозволяють новим працівникам отримати всю інформацію, необхідну для початку роботи. Зокрема:

  • оформити документи;
  • познайомитись із колегами;
  • отримати доступ до робочих чатів тощо.

Онбординг-сервіси незамінні для компаній, у яких співробітники працюють віддалено. Навіть якщо працівники відвідують офіс із першого дня на посаді, цифрові інструменти значно спрощують «рутину першого дня».

Корисні інструменти: Bamboo HR, Hurma System, AcademyOcean

Аналітика HR-процесів

Інструменти HR-аналітики допомагають менеджерам відстежувати поточну ситуацію з кадрами в компанії. Наприклад, HR-працівники можуть виявляти, на яких посадах працівники частіше звільняються, аналізувати причини таких проблем і знаходити шляхи їхнього розв’язання.

Аналітичні інструменти вимірюють ефективність рекрутингу за різними метриками. Найбільш поширені з них: вартість найму співробітника, індекс лояльності (eNPS), плинність кадрів, продуктивність співробітника або команди тощо. HR-менеджер налаштовує потрібні метрики залежно від цілей компанії.

Корисні інструменти: Zoho People, SuccessFactors

Електронний кадровий документообіг (ЕДО)

У роботі з кадрами HR-працівники витрачають багато ресурсу на оформлення документів, зокрема під час:

  • прийому на роботу;
  • оформлення відпусток;
  • переведення на іншу посаду;
  • звільнення тощо.

Сервіси ЕДО допомагають кадровим працівникам прискорити оформлення різних типів документів. Зазвичай компанії починають автоматизацію з окремих кадрових процесів, які потребують найбільше часу, і згодом масштабують електронний документообіг на всю роботу HR-відділу. У сервісі ЕДО працівник HR-відділу створює необхідні документи та надсилає співробітнику. Він підписує їх електронним підписом і повертає кадровику. Увесь цей процес може тривати кілька хвилин.

Сервіси ЕДО полегшують і ті кадрові процеси, в яких потрібне погодження документів (наприклад, оформлення відпусток, звільнення тощо). В особистому кабінеті інспектор із кадрів може налаштувати логіку: встановити відповідальних працівників і послідовність погодження. Документи автоматично рухаються ланцюжком погодження, а це спрощує рутинну роботу кадровиків.

Електронні кадрові документи відповідають усім нормам законодавства. Юридичну силу їм дає Закон України «Про електронні документи і електронний документообіг».

Корисні інструменти: Вчасно.ЕДО


Тож цифрові сервіси не лише полегшують роботу HR-менеджерам, а й приносять користь усім працівникам. Переваги від такої автоматизації отримує вся компанія. Поділіться, якими цифровими інструментами ви користуєтеся та як вони полегшують вам роботу. Так у коментарях ви зможете передати свій досвід тим, хто його потребує 🤓