Усі говорять про важливість корпоративної культури, але чи задумувались ви, що саме корпоративні заходи стають тим секретним інгредієнтом, який зшиває команду? Work.ua попросив керуючого партнера івент-агентства Ant@Hill Олексія Кулікова розповісти, як корпоративні заходи можуть перетворити колектив на єдиний механізм, і розвіяти кілька міфів, що заважають повною мірою використати потенціал корпоративів.

Олексій Куліков
Олексій Куліков
керуючий партнер івент-агентства Ant@Hill

1. Ефективність заходу залежить від фокуса на гостях? Не зовсім!

Отже, міркуємо разом: корпоративний захід — це не просто гостьова вечірка. Від самого початку в цій фразі закладено слово «корпоративний». Це означає, що насамперед подія має досягати цілей компанії. Так, важливо, щоб гостям було комфортно, але головне — користь для вашої організації.

Чому корпоративні цілі важливіші:

  • Зміцнення корпоративної ідентичності. Захід — це чудовий спосіб розповісти своїм працівникам про те, чим живе компанія, які в неї цінності та які цілі перед нею стоять. Це можливість дати кожному відчути, що вони є частиною чогось важливого і спільного.
  • Підвищення мотивації та продуктивності. Корпоративний захід — це не лише про розвагу, а й про мотивацію команди. Якщо ваша компанія готується до змін, нових стратегій або прагне залучити працівників до активнішої участі в житті компанії, захід може стати платформою для обговорення та впровадження цих змін.
  • Покращення комунікацій. Корпоративні заходи — це ідеальний спосіб зруйнувати стіни між різними рівнями управління, встановити довіру та сприяти вільному обміну ідеями.

Приклад. Нещодавно ми організували захід у Львівській національній опері, присвячений святкуванню 25-річчя компанії нашого клієнта. Ювілей — це завжди вдала нагода не лише озирнутися на досягнення минулого, а й переосмислити майбутні цілі. Ми зробили це унікальним способом, наповнивши захід глибоким сенсом.

Основною метафорою події стала вистава «Я, Побєда і Берлін», яку зіграли актори Національного драматичного театру імені Марії Заньковецької. Її вибрали невипадково — історія, що розгортається у виставі, відображала ті цінності, на яких із самого початку будувалася компанія. Це дозволило створити сильний емоційний зв’язок між виставою та корпоративною культурою.

Важлива відмінність заходу — він був культурним і змістовним, а не просто традиційним банкетом. Гості не сиділи за столами з їжею та алкоголем, вони були залучені до мистецтва і натхненні атмосферою. Цей підхід настільки вразив усіх присутніх, що в кінці зал аплодував стоячи.

Секрет успіху полягав у вдалому поєднанні корпоративних цінностей із художньою метафорою життєвої історії. Не можна не відзначити й професійну роботу HR-відділу компанії, який чудово розумів важливість такого підходу і підтримав ініціативу.

2. «Хліба й видовищ» достатньо для успіху? А ось і ні!

Якщо ви вважаєте, що розваги та смачна їжа вже забезпечать вам успішний захід — подумайте ще раз. Потреби людей дуже різні: те, що захоплює одного, може залишити байдужи іншого. Враховуйте не лише бажання співробітників, але й культуру вашої організації та її цінності.

Чому цей підхід не працює:

  • Різноманітність потреб співробітників. Те, що може бути цікаво для одних, для інших може бути абсолютно не прийнятним. Орієнтуючись лише на «хліб і видовища», можна легко промахнутися і не врахувати інтереси всіх учасників.
  • Культура компанії має значення. Кожна організація унікальна. Те, що підходить для однієї, може зовсім не підійти іншій. Наприклад, компанії, орієнтовані на інновації, можуть віддати перевагу подіям, що стимулюють творче мислення, а не просто розважальним заходам.

Приклад заходу в Опері ще раз підтвердив, що «хліб і видовища» — це не головне. Ми не влаштовували неймовірне світло-мультимедійне шоу, не подавали чорну ікру білуги чи шампанське Moet, не запрошували відомих зірок.

Натомість головним акцентом стала відповідність між культурою компанії та історією, яку ми транслювали на заході.

У часи, коли зовнішній блиск втрачає свою привабливість, важливо, щоб цінності компанії та її посил збігалися з тими ідеями, які ви хочете донести до своєї аудиторії. Це і є ключ до справжньої взаємодії та успіху заходу.

Приклад. Наша агенція організувала захід для фонду, що працює з постраждалими від ПТСР. Волонтерські команди також потребують корпоративної єдності, і це був один з ключових моментів заходу. Хоча дія відбувалася в Карпатах, це не було традиційне шоу чи видовищна подія. Програма була створена у форматі подорожі, заснованої на метасюжеті, де учасники відвідували пам’ятки, слухаючи частково вигадані легенди та історії. Найцікавіше те, що головним способом єднання стала тиша, яку доповнювали звуки карпатських лісів.

3. Корпоративи для відпочинку та для того, щоб набратись сил? Не зовсім так!

Корпоративні заходи — це не просто спосіб відпочити від роботи. Вони допомагають синхронізувати цінності команди, зміцнити комунікацію та корпоративну культуру.

Чому це важливо:

  • Синхронізація цінностей. Корпоративний захід дозволяє співробітникам краще зрозуміти, що важливо для компанії, і відчути себе частиною спільної місії.
  • Нематеріальна мотивація. Це можливість визнати досягнення колег, підвищити їхню мотивацію та вірність компанії.
  • Покращення комунікації. Події в неформальній обстановці допомагають співробітникам краще розуміти одне одного та сприяють ефективнішій командній роботі.

Приклад із заходом в Опері також підкреслює важливу роль тимлідів компанії. Вони весь час перебували поруч зі своїми співробітниками: спілкувалися, фотографувалися, ділилися історіями. Така горизонтальна комунікація сприяла тіснішому контакту та взаєморозумінню. Співробітники отримали відповіді на важливі для себе запитання: куди рухається компанія і яка її головна мета.

Варто підкреслити, що організація корпоративу — це не лише завдання агентства, це командна робота. Це точно не час для керівників «відпочивати», адже їхня залученість і відкритість визначають, наскільки успішним буде захід із погляду зміцнення командної культури.

4. Організація заходів — це суцільний стрес? Не завжди!

Кожен, хто коли-небудь займався організацією заходів, знає, як це може бути стресово: здається, що ось-ось щось піде не так, несподівані ситуації можуть виникнути в будь-який момент, а час і ресурси завжди обмежені. Але організація заходу — це не обов’язково синонім хаосу! Якщо грамотно підійти до процесу, планувати, керувати ризиками й бути готовими до всього, стрес можна суттєво зменшити.

Як перетворити організацію заходу на керований процес

Організація заходів — це як мистецтво, але замість пензля та фарб у вас в руках детальний план, комунікаційні навички й здатність передбачати несподіванки. Не вистачає тільки чарівної палички? Замість неї у вас є кілька крутих інструментів, які допоможуть не тільки уникнути стресу, а й створити справжнє диво:

  • Детальне планування — ваш головний козир. Успіх будь-якого заходу починається з хорошого плану. Розподіліть ролі та обов’язки, складіть таймлайн, заплануйте бюджет і завжди запасіться резервами. Передбачте всі можливі сценарії й завжди майте план «Б». Так ви зменшите рівень стресу та уникнете хаосу.
  • Ризики? Будьте готові до всього. Управляти ризиками — означає думати на два кроки вперед. Ідентифікуйте можливі проблеми, оцініть їх ймовірність і створіть план дій на кожний випадок. Технічний збій чи раптовий дощ — завжди тримайте в голові альтернативний варіант.
  • Комунікація — основа всього. Регулярні зустрічі, відкритий діалог з усіма — від замовників до волонтерів — допоможуть уникнути непорозумінь ще до їх появи. Всі повинні знати, що відбувається і мати змогу вчасно реагувати.
  • Методики управління проєктами для ефективності. Використовуйте сучасні методології, як-от Agile або Scrum, та інструменти  Worksection (до речі, українська розробка), Asana, Trello та інші. Вони допоможуть зберегти лад у планах і координації дій команди.
  • Резерви часу та ресурсів — ваш страхувальний канат. Завжди залишайте трохи місця для маневру: додатковий час і ресурси для непередбачуваних ситуацій допоможуть уникнути паніки та зберегти контроль.
  • Навчання команди — запорука успіху. Тренінги й навчальні сесії з обговоренням можливих ризиків і способів їх розв’язання допоможуть команді діяти впевнено і злагоджено.
  • Створіть атмосферу підтримки й відкритості. Команда має відчувати, що їм завжди допоможуть і підтримають. Після заходу обов’язково обговоріть результати та отримайте зворотний зв’язок. Це допоможе виявити, що спрацювало, а що можна покращити.

Організація заходів не повинна бути важким стресом, а тільки приємно підвищувати рівень адреналіну.

Якщо ви плануєте все правильно, керуєте ризиками та ефективно комунікуєте, процес стане не тільки керованим, але й приноситиме задоволення. Замість паніки — чітка концентрація на досягненні мети.

5. Агенція зробить все за вас? Лише за вашої активної участі!

Агенція — це круто, але не панацея. Так, агенція може допомогти вам організувати захід, але не варто думати, що вона зробить усе сама. Залучення агенції — це тільки половина успіху. Друга половина — ваша активна участь.

Чому агенція не може зробити все сама:

  • Недостатньо знань про компанію. Агенція не знає всіх тонкощів вашої культури, цінностей і внутрішніх процесів. Тільки ви можете донести ключові меседжі та цілі до співробітників.
  • Необхідність чітких завдань. Ваше завдання — максимально чітко сформулювати очікування: мету заходу, бюджет, ключові меседжі, особливості аудиторії. Без цього агенція буде діяти за шаблонами, які не завжди відповідають вашим потребам.
  • Активна участь в ухваленні рішень. Підготовка до заходу передбачає багато рішень, які треба ухвалювати швидко: вибір місця, формату, дизайну матеріалів, сценарію тощо. Без вас агенція може не врахувати важливі деталі.
  • Синергія знань і досвіду. Успіх залежить від поєднання вашого розуміння команди з експертизою агенції. Це спільна робота, де обидві сторони роблять свій внесок.
  • Підтримка у процесі реалізації. Потрібна оперативна комунікація між агенцією та вами: швидке ухвалення рішень, реакція на зміни, доступ до ресурсів.
Агенція може організувати блискучий захід, але для досягнення максимального ефекту важлива ваша активна співпраця. Регулярна комунікація, чітке розуміння цілей і готовність взаємодіяти створять подію, яка повністю відповідатиме потребам вашої компанії.

Ми це усвідомили під час одного з наших заходів, коли замовник просто «зник». Ну, не зовсім зник — він передав нам бюджет і сказав: «Робіть».

Однак працювати без залучення клієнта виявилося дуже складно. Ми як зовнішні підрядники не завжди розуміємо всі внутрішні процеси компанії. Це схоже на ситуацію, коли сантехнік із повним набором інструментів приходить у квартиру без власників. Він знає, що десь є проблема, але поки знайде, звідки саме тече, сусідів знизу може вже серйозно затопити.

Сподіваюсь, ці поради допоможуть вам згадати, що корпоративні заходи можуть бути набагато глибшими й важливішими, ніж здається на перший погляд. Вони створюють ту саму атмосферу єдності та натхнення, яка рухає вашу компанію вперед.