Головний спеціаліст в канцелярію, діловод, секретар

Посадові обов’язки:

• Приймає, розпаковує, опрацьовує при попередньому розгляді вхідну кореспонденцію, серед якої відомча кореспонденція, матеріали кримінальних проваджень, судові документи; матеріали з питань міжнародно-правового співробітництва, кореспонденція вилучена з скриньки, отримана поштовим та електронним зв’язком, a також документи з грифом обмеження доступу «Для службового користування».
• Реєстрація в інформаційній системі «Система електронного документообігу органів прокуратури України» вихідних документів, здійснювання відправлення вихідної кореспонденції, адресованої до Київській міській прокуратурі та окружних прокуратур, ведення щоденних реєстрів (списків) відправлених документів.
• Здійснює заходи щодо забезпечення приймання, опрацювання та реєстрації вихідних документів з грифом обмеження доступу «Для службового користування» з дотриманням вимог інструкції про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, в органах прокуратури України (далі -Інструкція).
• Формує відповідну звітність, надає пропозиції щодо її удосконалення.
• Здійснює оформлення та формування окремих номенклатурних справ відділу документального забезпечення.
• Організовує пакування, прошивання, опечатування вихідних документів з грифом обмеження доступу «Для службового користування» та матеріалів кримінальних проваджень.
• Щомісячно складає зведення про документообіг структурного підрозділу.
• Здійснює ведення табелю обліку робочого часу працівників Дніпровської окружної прокуратуриміста Києва.
• Веде книги обліку наказів керівника порушаная акти про відсті ть вклавід оті кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (упакування).
• Здійснює реєстрацію вихідної кореспонденції в базі ІС «СЕД», перевіряє правильність оформлення документів та додатків до них.
• Передає зареєстровані вихідні документи для відправлення курʼєру. Здійснює комплексне виконання організаційно-розпорядчих документів Офісу Генерального прокурора щодо здійснення реєстрації вхідної, внутрішньої кореспонденції, строків їх передачі та внесення у базу ІС «СЕД» необхідних реквізитів прокуратури.
• Забезпечує єдиний порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву прокуратури, зокрема документів з обмеженим доступом. Формує реєстри передач зареєстрованої у паперовому вигляді в ІС «СЕД» отриманої вхідної кореспонденції та своєчасно передає під підпис, виконавцям визначеним y резолюціях керівництва. Веде збір та облік у відповідних книгах матеріалів кримінальних проваджень та передає їх під підпис виконавцям.
• Опрацьовує, збирає в межах повноважень та надає на вимогу працівників прокуратури у формі довідки дані, що містяться в ІС «СЕД».
• Забезпечує комплексне ведення діловодства відповідно до вимог організаційно-розпорядчих документів Офісу Генерального прокурора, зокрема формує реєстри передач зареєстрованої в ІС «СЕД» отриманої вихідної кореспонденції, складає довідки про зареєстровані та відправлені в системі електронного документообігу ІС «СЕД» вихідні документи, надає витяги з реєстрів відправлення простої та рекомендованої поштової кореспонденції запитуваним адресатам.
• Здійснює формування особових справ технічних працівників та державних службовців, прокурорів окружної прокуратури.
• Складає номенклатуру справ спільно з керівником прокуратури відповідно до встановлених порядку та строку.
• Здійснює оформлення та формування номенклатурних справ їх підготовку для здачі в архів згідно з термінами зберігання, зазначеними в переліку документів, що створюються під час діяльності органів прокуратури України та номенклатурі справ прокуратури.
• Відбирає для знищення номенклатурні справи, наглядові провадження та інші документи, не внесені до Національного архівного фонду, які утворилися в діяльності структурного підрозділу.
• Складає описи таких документів.
• Організовує відправлення електронною поштою через спеціально визначену електронну адресу Київської міської прокуратури відповідей на електронні звернення.
• Передає документи для зняття з контролю у встановлені строки.
• Заводить за вказівкою виконавця наглядові провадження та здійснює подальше їх формування.
• Долучає до наглядових проваджень виконані, правильно оформлені документи, що містять відповідну відмітку виконавця.
• Здійснює комплексне виконання вимог організаційно-розпорядчих документів Офісу Генерального прокурора щодо здійснення реєстрації вхідної, внутрішньої кореспонденції, строків їх передачі та внесення у базу ІС «СЕД» необхідних реквізитів прокуратури.
• Забезпечує єдиний порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву прокуратури, зокрема документів з обмеженим доступом.
• Формує реєстри передач зареєстрованої у паперовому вигляді в ІС «СЕД» отриманої вхідної кореспонденції та своєчасно передає під підпис виконавцям визначеним резолюціях керівництва.
• Веде збір та облік у відповідних книгах скарг, звернень громадян та юридичних осіб та передає їх під підпис виконавцям опрацьовує, збирає в межах повноважень та надає на вимогу працівників прокуратури у формі довідки дані, що містяться в ІС «СЕД».
• Забезпечує приймання, реєстрації кореспонденції, надісланої з використанням мережі Інтернет на адресу електронної пошти прокуратури, в тому числі звернень, які надходять на спеціально визначену електронну адресу прокуратури.
• Виконує інші службові доручення та вказівки керівництва Голосіївської окружної прокуратури міста Києва, у тому числі щодо забезпечення інших ділянок роботи.

Кваліфікаційні вимоги:

• Вища освіта не нижче ступеня бакалавра або молодшого бакалавра;
• Досвід роботи не обов’язковий;
• Вільне володіння державною мовою

Умови роботи:

• повна зайнятість;
• Заробітна плата: 12−15 тис. на місяць + премії
• 5 денний робочий тиждень;
• оплачуваний лікарняний;
• відпустка 30 календарних днів;
• офіційне працевлаштування на контрактній основі під час воєнного стану.
• Звертатися щодо роботи за цим номером +380 93 529 1836Показати телефон [відгукнутися] Аліна