Фінансовий адміністратор

Шукаємо фінансового адміністратора договорів і рахунків, який візьме на себе повний документообіг між фінансовою службою, комерційними відділами

Ваша зона відповідальності — реєстр договорів, своєчасне та коректне виставлення рахунків, підготовка документів для аудиторів та актуальна зведена таблиця всіх інвойсів.

Обов’язки:

• Вести повний реєстр вхідних і вихідних договорів по всіх 4 компаніях: фіксувати ключові умови (предмет, терміни, суми, порядок виставлення рахунків), актуалізувати реєстр при змінах — спільно з юристом.
• Вести календар виставлення рахунків по кожному діючому договору, контролювати дотримання термінів, нагадувати відповідальним менеджерам про підтвердження наданих послуг.
• Виставляти інвойси, акти, проформи-інвойси відповідно до умов і форматів договорів; контролювати, щоб жодна надана послуга не була пропущена в документах.
• Погоджувати нестандартні / нові формати документів з бухгалтерами Естонії перед відправкою клієнту.
• Готувати пакет документів по кожній естонській компанії (акти, договори, проформи, інвойси) і передавати аудиторам до 7-го числа кожного місяця; відповідати на запити аудиторів.
• Вести єдиний зведений реєстр усіх виставлених рахунків по всіх юридичних особах з оновленням не пізніше наступного робочого дня після виставлення.
• Регулярно комунікувати з менеджерами продажів, комерційними відділами, юристом та бухгалтерами Естонії.

Вимоги:

• Досвід роботи з первинною документацією, виставленням рахунків, актами — від 2 років.
• Розуміння документообігу між юридичними особами (B2B).
• Досвід роботи з кількома юридичними особами одночасно.
• Впевнений користувач Excel / Google Sheets: зведені таблиці, фільтри, формули.
• Англійська Intermediate+ — читання договорів, листування з аудиторами Естонії.
• Уважність до деталей: коректне заповнення реквізитів, дат, сум.
• Системність, проактивність, відповідальність — самостійно відстежуєте терміни й розумієте ціну помилки у фінансових документах.

Буде плюсом:

• Досвід роботи з естонськими компаніями або знайомство з e-Residency / Xero / Merit Aktiva.
• Розуміння різниці між UA та EU форматами первинних документів.
• Досвід роботи в IT, SaaS або фінтех-компаніях.
• Вміння будувати процеси з нуля, а не лише виконувати готові.