Офіс-менеджер в юридичну компанію

Юридична компанія шукає адміністратора офісу — відповідальну, організовану та привітну людину, яка забезпечуватиме порядок, комфорт і безперебійну роботу офісу.

Нам потрібна людина, яка вміє тримати в порядку документи, комунікацію, побутові питання офісу та створювати приємне перше враження для клієнтів і партнерів компанії.

Вимоги до кандидата:

• Грамотна українська мова, усна та письмова;
• Досвід роботи з документообігом, кореспонденцією та офісною документацією;
• Впевнене користування ПК: MS Office, електронна пошта, CRM-системи, офісна техніка;
• Досвід організації господарської частини офісу: закупівля канцелярії, води, кави, чаю, побутових та санітарно-гігієнічних товарів;
• Вміння планувати бюджет офісних витрат, контролювати закупівлі та вести звітність;
• Багатозадачність, уважність до деталей, пунктуальність;
• Вміння правильно розставляти пріоритети між важливими та терміновими задачами;
• Охайний зовнішній вигляд, діловий стиль спілкування;
• Відповідальність, порядність та вміння працювати з конфіденційною інформацією.

Що ми вам доручимо:

• Забезпечення щоденної життєдіяльності офісу;
• Зустріч клієнтів і гостей компанії, супровід до переговорних кімнат;
• Приготування кави/чаю для клієнтів, гостей та керівництва;
• Підготовка переговорних кімнат до зустрічей;
• Прийом та обробка вхідних дзвінків, звернень, пошти та кореспонденції;
• Первинна комунікація з клієнтами компанії;
• Ведення внутрішньої документації та робота з CRM-системою;
• Контроль календаря зустрічей;
• Виконання окремих доручень керівника: запис на прийоми, бронювання квитків, готелів, замовлення обідів тощо;
• Контроль роботи прибиральниці та загального порядку в офісі;
• Взаємодія з підрядниками: майстри, клінінг, заправка картриджів, сервіс офісної техніки, інтернет, охорона;
• Передача комунальних показників, моніторинг та оплата регулярних рахунків: оренда, комунальні послуги, охорона, підписки;
• Забезпечення офісу канцелярією, водою, напоями, кавою, чаєм та іншими необхідними товарами;
• Формування бюджету витрат на життєдіяльність офісу;
• Контроль витрат, збір чеків, ведення звітності перед керівництвом.

Що ми пропонуємо:

• Повний робочий день у комфортному офісі за адресою: м. Київ, вул. Ентузиастів (Русанівка);
• Офіційне працевлаштування;
• Стабільну роботу в юридичній компанії;
• Оплату курсів, тренінгів та корпоративного навчання;
• Можливість професійного росту у сфері юридичних послуг;

Кого ми бачимо в цій ролі:

Ми бачимо на цій посаді вимогливу людину як до себе так і до інших, нам потрібний не просто адміністратор, а «господар офісу» якій бачити: що закінчується кава, що переговорна не готова до зустрічі, що клієнта треба зустріти, що рахунок потрібно оплатити вчасно, а керівнику нагадати про важливу зустріч або подію.

Нам потрібна людина, яка любить порядок, вміє спілкуватися з людьми та бере відповідальність за результат.