Фахівець з електронного документообігу (Вчасно, M.E. Doc)

ЗАГАЛЬНА ІНФОРМАЦІЯ

БФ «Право на захист» (далі — Фонд) — це лідер сектору в захисті людей, які постраждали від війни, ветеранів, біженців та осіб без громадянства. Ми прагнемо відновлення й інтеграції для тих, кому допомагаємо. Наша команда захищає права людей і впливає на те, щоб закони й рішення в Україні й світі ставали справедливішими. Ми активно розвиваємо мережу партнерів для локалізованої підтримки тих, хто цього потребує. Фонду — 13 років. Сьогодні команда БФ «Право на захист» налічує близько 1 200 спеціалістів. Географія: 22 області України, а також представництво в Польщі. З початку повномасштабного вторгнення допомогу отримали понад 3 300 000 людей. Наша робота отримала визнання на національному рівні: у 2024 році Фонд здобув перше місце в конкурсі «Благодійна Україна» в номінації «Всеукраїнська благодійність», увійшов до топ-10 рейтингу Forbes Україна «50 найкращих благодійних організацій» та посів 9-те місце в рейтингу доброчесності благодійних фондів України.

Головна мета — Забезпечити рух електронних документів (Вчасно, M.E.Doc) від надходження до фінального підпису відповідальною особою в межах установлених внутрішніх строків, з гарантією юридичної чинності підписаних документів та їхньої придатності для донорського аудиту.

ОСНОВНІ ОБОВ’ЯЗКИ ТА ЗОНИ ВІДПОВІДАЛЬНОСТІ

Приймання й первинне опрацювання

• Моніторинг і приймання вхідних документів у системах Вчасно та M.E.Doc.
• Опрацювання запитів на завантаження документів, ініційованих Фондом.
• Перевірка комплектності та обов’язкових реквізитів первинних документів (акти, рахунки, договори тощо), класифікація за типом та проєктом/донорською рамкою. Значна частина документів двомовна (українська/англійська).

Дизайн і адміністрування маршрутів

• Налаштування, актуалізація та дезактивація сценаріїв погодження й підписання відповідно до затвердженої матриці повноважень.
• Маршрутизація документів на відповідальних осіб згідно з визначеними правилами (а не «пошуком» вручну щоразу).
• Ведення й підтримка маршрутних правил в актуальному стані при зміні структури, проєктів чи відповідальних осіб.

Контроль строків, ескалація та делегування підпису

• Контроль строків погодження й підписання.
• Ескалація документів, що не підписані у строк, за визначеною процедурою (наступний рівень / керівник напрямку).
• Застосування механізму делегування права підпису на час відсутності відповідальної особи згідно з чинними наказами про делегування; ініціювання оформлення такого делегування за потреби.
• Комунікація з колегами щодо строків та з контрагентами — у разі виявлення помилок у документах чи потреби їх коригування.

Юридична чинність і архів

• Перевірка чинності електронного підпису (КЕП/УЕП) та наявності кваліфікованої позначки часу; ідентифікація й повернення на доопрацювання документів з невалідним або відсутнім підписом.
• Ведення електронного архіву відповідно до номенклатури справ і графіка зберігання (retention), визначеного вимогами донорів (як правило, 6−7 років з моменту завершення проєкту) та законодавством.
• Забезпечення доступності документів для внутрішнього та зовнішнього (донорського) аудиту.

Автоматизація (зона розвитку)

• Участь у виявленні вузьких місць процесу та їх усуненні.
• Участь в автоматизації ЕДО: шаблони, сценарії, інтеграції.

ОЧІКУВАННЯ ВІД КАНДИДАТА

• Практичний досвід роботи з системами електронного документообігу (Вчасно, M.E.Doc).
• Розуміння видів первинної документації та базових облікових вимог до реквізитів.
• Розуміння вимог до юридичної чинності електронних документів: КЕП/УЕП, позначка часу, Закони України «Про електронні документи та електронний документообіг» і «Про електронні довірчі послуги».
• Уважність до деталей, системність, здатність працювати за регламентом.
• Комунікативні навички: коректна, послідовна комунікація щодо строків з колегами та контрагентами.
• Уміння самостійно планувати робочий час і розставляти пріоритети.
• Готовність розвиватися в напрямку дизайну процесів та автоматизації ЕДО.

Буде перевагою: досвід налаштування сценаріїв/шаблонів у Вчасно.

МИ ПРОПОНУЄМО

• Контракт до 30 грудня 2026 року, з можливістю продовження, що залежить від подальшого фінансування і особистих результатів роботи;
• Конкурентну заробітну плату;
• Можливість працювати з однією із найсильніших українських правозахисних та гуманітарних неприбуткових організацій;
• Можливість професійного зростання;
• Психологічна підтримка та наставництво;
• Повага до балансу між роботою та особистим життям;
• Медичне страхування.

ПРОЦЕС ПОДАЧІ ЗАЯВКИ

Надіслати резюме на адресу [відгукнутися], зазначивши у темі листа«Фахівець з електронного документообігу_Київ/віддалено». Відповіді будуть направлятися тільки особам, які будуть відібрані для інтерв'ю. Будь ласка, не телефонуйте додатково.

Заявки приймаються до 20 серпня 2026 року. Якщо відповідні кандидати будуть визначені достроково, Фонд залишає за собою право завершити процес до цього терміну.