Офіс-менеджер, адміністратор (документообіг)

Ми постачаємо промислове обладнання. Шукаємо людину, яка візьме на себе весь «паперовий тил» компанії: щоб жоден документ не загубився, кожен акт повернувся підписаним, а керівник не витрачав час на дрібні організаційні питання. Ваше завдання — контролювати рух документів: щоб вони були оформлені, підписані, повернуті, оцифровані та вчасно передані бухгалтеру.

Що потрібно робити

Документообіг і первинні документи

• контроль повернення підписаних документів від клієнтів (видаткові, акти, договори) — нагадувати, дотискати, доводити до результату
• приймання та перевірка документів від постачальників: комплектність, правильність реквізитів, відповідність замовленню
• ведення реєстру документів: що відправлено, що повернулось, що «висить»
• щомісячні акти звірки взаєморозрахунків: підготовка, розсилка, збір підписаних екземплярів
• сканування, оцифрування, ведення електронного та паперового архіву
• супровід технічної та дозвільної документації на обладнання: паспорти, сертифікати відповідності, гарантійні талони, інструкції — наявність, комплектність, передача клієнту

Комунікація з бухгалтерією

• взаємодія з бухгалтерською компанією на аутсорсі як єдина точка контакту
• підготовка та передача щомісячного пакета документів
• відпрацювання запитів бухгалтера: знайти, уточнити, дозапросити в контрагента
• контроль того, щоб до закриття періоду всі документи були на місці

Асистування керівнику

• ведення календаря: зустрічі, нагадування, планування дня та тижня
• фіксація доручень з нарад і контроль строків їх виконання
• підготовка листів, довідок, службової кореспонденції організація відряджень: бронювання квитків і готелів, оформлення документів

Що ми очікуємо

• досвід від 1 року на посаді офіс-менеджера, асистента, адміністратора або в документообігу
• розуміння первинних документів: рахунок, видаткова накладна, акт виконаних робіт, ТТН, довіреність, договір
• впевнене володіння Google Workspace: Google Таблиці, Google Документи, Gmail, Google Календар, Google Диск
• системність та увага до деталей
• грамотна українська, чітка ділова комунікація

Ми повністю працюємо в Google Workspace. Якщо ви звикли до Excel і Word — це не проблема, покажемо і навчимо: логіка та сама.

Ми пропонуємо

• офіційне працевлаштування, стабільну виплату двічі на місяць
• графік пн-пт 9:00—17:00 без переробок — вечір і вихідні ваші
• невеликий колектив без бюрократії, керівник поруч, рішення ухвалюються швидко
• зрозумілу зону відповідальності та все необхідне для роботи
• обладнане робоче місце